Tổng hợp những thuật ngữ cơ bản cần biết cho nhà tiếp thị mới bắt đầu làm email marketing.
- Thuật ngữ chung về dịch vụ email marketing
- Các thuật ngữ liên quan tới xác thực email
- Những khái niệm về khả năng gửi email
- Các yếu tố đánh giá hiệu suất chiến dịch email
- Một số thuật ngữ khác
Thuật ngữ chung về dịch vụ email marketing
1. Email Service Provider (ESP) – Nhà cung cấp dịch vụ email
Email Service Provider (viết tắt ESP) chỉ các nhà cung cấp dịch vụ gửi email hàng loạt. Họ chuyên phục vụ cho các nhu cầu gửi email số lượng lớn. Ví dụ như Mailchimp, Getresponse, Twillo Sendgrid, Amazon SES, Sendinblue,…v.v. Những doanh nghiệp hoặc nhà tiếp thị cần truyền tải thông tin tới lượng người đăng ký lớn thường tìm đến dịch vụ của các ESP này.
Có một điểm bạn cần nắm rõ để phân biệt nhà cung cấp dịch vụ email marketing với nhà cung cấp hộp thư thông thường (như Gmail, Outlook…). Đó là giới hạn gửi email trong một ngày. Cụ thể:
- Gmail, Outlook, hay Yahoo… là nhà cung cấp hộp thư phục vụ cho mục đích trao đổi thông tin, liên lạc. Không dùng cho mục đích tiếp thị, quảng cáo. Do đó, họ giới hạn chỉ gửi tối đa khoảng 500 email mỗi ngày. Nếu gửi nhiều hơn, người dùng sẽ bị khóa tài khoản.
- ESP như đã đề cập ở trên, chuyên phục vụ cho nhu cầu gửi email số lượng lớn. Bởi vậy, các nhà tiếp thị thường sử dụng dịch vụ của họ để quảng cáo, cập nhật ưu đãi… đến hộp thư khách hàng. Và tất nhiên, địa chỉ email của họ được đảm bảo không bị khóa.
2. Email Client – Email khách
Từ kỹ thuật còn được biết đến với cái tên Mail User Agent (MUA). Trong tiếng Việt, email client được hiểu là trình duyệt mail. Đây là một phần mềm (ứng dụng) trên máy tính được dùng để truy cập và quản lý email của người dùng.
Các mail client phổ biến bao gồm Microsoft Outlook, IBM Lotus Notes, Mozilla Thunderbird, Apple Mail.
Một ứng dụng web cung cấp các dịch vụ quản lý tin nhắn, các thành phần, và tính năng nhận mail đôi khi cũng được gọi là một Email Client, nhưng chúng thường được gọi là webmail. Các webmail phổ biến gồm Gmail, Mail.com, Outlook.com và Yahoo! Mail.
3. Mail Server – Máy chủ email
Email Server hay còn gọi là Mail server. Thuật ngữ này chỉ một hệ thống máy tính có chức năng quản lý, gửi và nhận email. Một email khi bắt đầu được gửi, nó sẽ chuyển qua một loạt máy chủ để đến đích cuối cùng.
Thông thường, máy chủ email là một máy tính hoặc một máy có hệ thống hoàn chỉnh các ứng dụng và dịch vụ khác nhau. Tham khảo thêm Khái niệm Email Server là gì ?
4. Simple Mail Transfer Protocol (SMTP) – Giao thức truyền thư đơn giản
Giao thức truyền thư đơn giản – tên tiếng anh Simple Mail Transfer Protocol, được viết tắt là SMTP. Đây là tập hợp những quy tắc cho phép các tài khoản và ứng dụng email khác nhau dễ dàng trao đổi thông tin trên internet. Hiểu đơn giản, SMTP là một giao thức được sử dụng để gửi email từ tài khoản này sang tài khoản khác.
Tìm hiểu thêm: Những điều cần biết về SMTP.
Hầu hết các ứng dụng email đều dựa vào SMTP để “vận chuyển” thư từ người gửi đến người nhận. Ví dụ như Outlook, Apple Mail, Gmail và Yahoo Mail….v.v
5. Đạo luật CAN-SPAM
CAN-SPAM, được viết tắt từ tên chính thức của dự luật “Controlling the Assault of Non-Solicited Pornography And Marketing Act of 2003”. Đây là một đạo luật của Hoa Kỳ đưa ra để bảo vệ người dùng email. Thuật ngữ này quy định các tiêu chuẩn về việc gửi email marketing:
- Nó đưa ra các chuẩn mực về nội dung của loại email thương mại.
- Cho người nhận quyền yêu cầu huỷ đăng ký hoặc ngừng gửi email cho họ.
- Đạo luật cũng quy định mức phạt đối với các cá nhân/tổ chức có hành vi vi phạm.
6. Email Blacklist – Danh sách đen
Email Blacklist là danh sách theo thời gian thực xác định các địa chỉ IP hoặc miền có thể gửi thư rác. Chúng được các tổ chức như nhà cung cấp dịch vụ internet (ISP), nhà cung cấp hộp thư miễn phí và tổ chức chống spam sử dụng để ngăn chặn spam xâm nhập vào hệ thống của họ.
Tham khảo: Giải pháp khắc phục email bị blacklist.
7. Spam Trap – Bẫy thư rác
Spam Trap hay còn gọi là Bẫy thư rác. Đây là địa chỉ email giả dùng làm mồi để bắt những kẻ gửi thư rác. Chúng không phục vụ cho mục đích liên lạc thông thường.
Các “bẫy” này được ẩn và hầu như không thể phát hiện. Chúng thường chứa trong các data được quét trên các website hoặc danh sách mua bán.
Ai tạo ra và duy trì Spam Trap ?
- DNSBL – Những dịch vụ đưa tên miền vào danh sách đen. Họ sở hữu 92% bẫy thư rác và phân phối chúng ở nhiều vị trí ẩn khác nhau trên khắp các website. Tổ chức DNSBL thường hoạt động ở những nơi như diễn đàn công cộng và blog. Hầu hết họ đều có khuôn khổ và mạng đối tác riêng để đặt bẫy spam trên internet.
- ISP – Tất cả các nhà cung cấp dịch vụ Internet chính đều duy trì hệ thống bẫy riêng. Trúng loại spam trap này thậm chí còn tệ hơn so với một số loại của DNSBL. Bởi nó có thể khiến miền gửi và địa chỉ IP của bạn bị liệt vào Blacklist VĨNH VIỄN. Việc được xóa tên khỏi danh sách gần như không thể xảy ra. Điều này đồng nghĩa với danh tiếng gửi của bạn sẽ bị ảnh hưởng nghiêm trọng.
8. Email filters – Bộ lọc của hộp thư
Bộ lọc của hộp thư là một kỹ thuật phân tích, xử lý email để chuyển chúng vào nơi phù hợp của hộp thư người nhận. Ví dụ như Gmail có bộ lọc để phân loại tin nhắn vào tab Chính, Quảng Cáo, hoặc Spam…v.v.
Thông thường, khi nhắc đến thuật ngữ Email Filter, chúng ta thường hiểu theo nghĩa Bộ lọc thư rác nhiều hơn. Bộ lọc thư rác được áp dụng cho cả email đến (email vào mạng) và email đi (email rời mạng). ISP sử dụng cả hai phương pháp để bảo vệ khách hàng và ngăn chặn hành vi spam. Tham khảo: Những từ khóa thường kích hoạt bộ lọc thư rác.
Các nhà nhà cung cấp hộp thư khác nhau áp dụng cơ chế lọc riêng. Đây là lý do tại sao email bạn gửi đến Inbox của Gmail nhưng lại rơi vào spam của Yahoo. Tìm hiểu thêm về Bộ lọc thư rác Gmail.
Các thuật ngữ liên quan tới xác thực email
9. Email Authentication – Xác thực email
Xác thực email là một giải pháp kỹ thuật để chứng minh rằng email không bị giả mạo. Nói cách khác, đây là những phương pháp để xác minh một email đến có thực sự được gửi từ chủ sở hữu hoặc được gửi từ nguồn được chủ sở hữu ủy quyền hay không. Việc này nhằm ngăn chặn hành vi giả mạo gửi email lừa đảo hoặc phát tán thư rác.
Trong email marketing, thuật ngữ Authentication để chỉ các tiêu chuẩn kỹ thuật nhằm thực hiện việc xác minh. Các tiêu chuẩn được sử dụng phổ biến nhất là SPF, DKIM và DMARC.
Sender Policy Framework (SPF) – Khung chính sách người gửi
SPF cho phép người gửi xác định những địa chỉ IP nào được phép sử dụng miền (domain) của họ để gửi thư.
Ví dụ: Địa chỉ IP 1.2.3 và 1.2.4 được quyền sử dụng miền phanmemtop.vn để gửi thư. Khi email đến phía người nhận, máy chủ nhận sẽ kiểm tra IP gửi. Nếu IP gửi không có trong danh sách địa chỉ được ủy quyền, máy chủ nhận sẽ từ chối email này và không chuyển chúng tới hộp thư người nhận.
Domain Keys Identified Mail (DKIM)
DKIM cung cấp một khóa mã hóa và chữ ký điện tử để xác minh rằng một email không bị giả mạo hoặc bị thay đổi. Nó cho phép người gửi liên kết tên miền gửi với thư để chứng minh tính xác thực. Nó được thực hiện bằng cách ký email bằng chữ ký điện tử.
Domain-based Message Authentication, Reporting & Conformance (DMARC)
DMARC – Xác thực, báo cáo và tuân thủ thông báo dựa trên miền. Tiêu chuẩn này thống nhất các cơ chế xác thực SPF và DKIM thành một khuôn khổ chung. Nó cho phép chủ sở hữu miền khai báo cách họ muốn xử lý email từ miền đó nếu nó không thành công trong quá trình kiểm tra ủy quyền.
Quay trở lại ví dụ những địa chỉ IP được quyền dùng phanmemtop.vn để gửi thư. Địa chỉ IP gửi đến không có trong danh sách được ủy quyền. Vậy, máy chủ nhận sẽ xử lý email dựa theo chính sách DMARC của phanmemtop.vn. Thông thường, có 3 loại chính sách hay được đặt:
- None: Yêu cầu máy chủ nhận không thực hiện bất kỳ hành động nào với email.
- Quarantine (Cách ly): Yêu cầu máy chủ nhận cách ly thư. Thông thường, email sẽ được chuyển vào mục spam/thư rác của người nhận.
- Reject (Từ chối): Yêu cầu máy chủ nhận từ chối hoàn toàn mọi thư không đủ tiêu chuẩn.
10. Domain Name System (DNS) – Hệ thống tên miền
DNS đóng vai trò là danh bạ của Web. Về cơ bản, nó là một hệ thống chuyển đổi các tên miền sang một địa chỉ IP dạng số và ngược lại.
Trong lĩnh vực email, DNS có vai trò trong bước xác thực SPF. Các nhà cung cấp hộp thư thông qua việc đối chiếu hệ thống tên miền, sẽ kiểm tra xem người gửi có đang gửi email đi từ IP được ủy quyền hay không.
Ở ví dụ trên, máy chủ nhận kiểm tra email gửi đến từ địa chỉ IP nào. Đồng thời, nó trích xuất dữ liệu từ DNS của phanmemtop.vn để kiểm tra xem có những IP nào được phép dùng @phanmemtop.vn để gửi.
11. Email Verification – Xác minh email
Đây là quá trình làm sạch danh sách người nhận bằng cách loại bỏ các email giả mạo, sai định dạng, không hợp lệ…v.v. Bạn nên xác minh danh sách của mình 3 tháng một lần. Trong trường hợp data thu thập từ nhiều nguồn, bạn nên dùng các dịch vụ phần mềm kiểm tra email tồn tại. Tìm hiểu thêm 5 lý do khiến bạn cần xác minh data email.
Những khái niệm về khả năng gửi email
12. Khả năng gửi email
Khả năng gửi email tức là email bạn gửi có vào được trong hộp thư đến (Inbox) của người nhận không. Bởi một email sau khi đã gửi đi, có thể sẽ gặp những vấn đề:
- Không vào được hộp thư đến của người nhận vì bị chặn ở bên ngoài.
- Đã vào trong hộp thư người nhận nhưng bị phân vào hộp thư rác (spam).
- Thư bị trả lại (bounce).
- ….v.v
Những yếu tố ảnh hưởng đến khả năng gửi email bao gồm:
- Nhà cung cấp dịch vụ email ESP có uy tín không.
- Danh tiếng gửi email.
- Bộ lọc thư rác
13. Email Bounce – Email bị trả lại
Bounce (Bị trả lại) – một thuật ngữ thường gặp trong email marketing. Đây là những thông báo lỗi bạn nhận được khi email đã gửi đi nhưng không chuyển tới hộp thư nhận thành công. Các trạng thái này được máy chủ email của bạn hoặc máy chủ đích (phía người nhận) báo cáo lại.
Email bị trả lại chia làm ba loại:
- Soft Bounce
- Hard Bounce
- Email bị chặn
Hard Bounce – Trả lại vĩnh viễn
Hard Bounce xảy ra khi email của bạn vĩnh viễn không thể đến một địa chỉ nhận. Các lý do khiến email bị trả lại trong trường hợp này bao gồm:
- Địa chỉ email nhận là giả mạo. Một số người dùng cung cấp thông tin giả, không có thật.
- Địa chỉ email không chính xác. Do lỗi viết sai chính tả.
- Email bị từ chối. Một số email tên miền bảo mật cao thường sử dụng hệ thống lọc thư rác rất chặt chẽ. Chúng sẽ chặn những thư được gửi từ một server lạ, địa chỉ đến chưa được xác thực; Hoặc chặn những nội dung chứa từ ngữ mang tính spam….v.v.
Soft Bounce – Trả lại tạm thời
Soft Bounce xảy ra khi máy chủ phía người nhận tạm thời từ chối email. Hầu hết các ESP sẽ cố gắng chuyển lại email sau khi chúng bị trả lại nhẹ.
Những lý do khiến xảy ra tình trạng Soft Bounce bao gồm:
- Hộp thư đầy. Email của bạn sẽ bị trả lại nếu người nhận có quá nhiều thư. Hoặc hộp thư của họ đã đạt đến dung lượng tối đa.
- Kích thước email. Nếu bạn thiết kế email có dung lượng nặng nó có thể bị trả lại. Chẳng hạn như chèn nhiều hình ảnh hoặc đính kèm tệp file lớn.
- Máy chủ ngừng hoạt động. Máy chủ nhận không thể truy cập, có thể đã bị lỗi, quá tải hoặc đang bảo trì. Điều này có nghĩa là bạn phải đợi một khoảng thời gian để gửi lại email đến địa chỉ nhận.
Tìm hiểu thêm Những nguyên nhân chính khiến email Bounce
Block – Email bị chặn
Gần 85% email gửi hàng ngày được coi là spam/thư rác. Các ESP (nhà cung cấp dịch vụ email) đã theo dõi những nguồn gửi xấu để sàng lọc và tạo ra một danh sách đen Blacklist.
14. Complaint rate – Tỷ lệ khiếu nại
Complaint là trạng thái khi người nhận đánh dấu hoặc gắn nhãn email của bạn là spam/thư rác. Hầu hết các nhà cung cấp dịch vụ email marketing đều quy định một tỷ lệ khiếu nại nhất định.
Ví dụ như Amazon SES yêu cầu người gửi cần duy trì tỷ lệ Complaint dưới 0.1%. Nếu vượt quá hạn mức này, họ sẽ bị khóa tài khoản Amazon. Xem thêm Kiến thức tổng hợp về dịch vụ email của Amazon.
15. Reputation – Danh tiếng người gửi
Danh tiếng gửi email bao gồm danh tiếng tên miền và dang tiếng IP gửi. Một danh tiếng tốt hoặc xấu dựa trên việc đánh giá của nhiều yếu tố khác nhau. Chẳng hạn như:
- Tỷ lệ email bounce.
- Tỷ lệ complaint
- Số lần truy cập vào bẫy spam trap.
- Bị đưa vào Blacklist
- ….v.v
Danh tiếng của địa chỉ IP gửi được chấm điểm từ 0 đến 100. Có thể coi nó giống như điểm tín dụng. Khi điểm càng cao thì IP càng uy tín.
16. IP Warmup – Hâm nóng IP
Warm Up IP là thuật ngữ chỉ quá trình làm nóng dần một địa chỉ IP mới khi gửi email marketing bắt đầu từ số lượng ít rồi tăng dần theo thời gian.
Tìm hiểu chi tiết thêm Tầm quan trọng của Warm Up IP.
Các yếu tố đánh giá hiệu suất chiến dịch email
17. Open Rate – Tỷ lệ mở
Tỷ lệ mở cho bạn biết về số lượng email được mở trên tổng số email đã gửi. Nhà tiếp thị có thể dựa vào số liệu này để định hướng chiến lược nội dung tương lai phù hợp hơn.
18. Click-through rate (CTR) – Tỷ lệ nhấp
Tỷ lệ nhấp (CTR) đo lường số lượng người nhận đã nhấp vào hình ảnh, liên kết hoặc CTA trong email.
Mỗi ngành nghề hoặc tùy theo loại chiến dịch sẽ có tỷ lệ CTR khác nhau. Tuy nhiên, dấu hiệu cho thấy một email đang hoạt động tốt khi có tỷ lệ Click trong khoảng 20-30%.
19. Unsubscribe (Hủy đăng ký) và Suppression list (Danh sách ngừng nhận tin)
Theo luật CAN-SPAM, mỗi email đều phải kèm theo một tùy chọn để người dùng Hủy đăng ký hoặc Ngừng nhận tin. Tương ứng với hai khái niệm này lần lượt là thuật ngữ Unsubcribe và Suppressed.
Danh sách chứa những địa chỉ email từ chối nhận được gọi là Suppression List hoặc Opt-out List.
Một số thuật ngữ khác
22. Opt-In và Opt-Out
Opt-in (Chọn tham gia): Trong email marketing, thuật ngữ Opt-In chỉ những người đồng ý cung cấp địa chỉ liên hệ vì nhận thông tin hoặc thứ gì đó mà họ quan tâm trên một website.
Opt-out (Chọn không tham gia): Bạn đăng ký chọn tham gia nhận tin tức từ một công ty qua email. Nhưng đồng thời, bạn cũng có quyền hủy tham gia bất kỳ khi nào. Và nhà tiếp thị sẽ phải chấp nhận yêu cầu của bạn.
23. Personalization – Cá nhân hóa
Cá nhân hóa email là tính năng cho phép tùy chỉnh nội dung dựa trên dữ liệu của người đăng ký. Người dùng ngày càng yêu cầu cao hơn với các thông điệp họ muốn nhận. Những nội dung phù hợp và mang giá trị thường có tỷ lệ mở cao. Dòng tiêu đề email bao gồm tên người nhận, có thể tăng tỷ lệ mở lên 20%.
Cá nhân hóa là thuật ngữ quan trọng trong email marketing. Khi email được cá nhân hóa, nó có thể tăng tỷ lệ mở và thúc đẩy doanh thu lên tới 760%.
24. Transactional email – Email giao dịch
Email giao dịch là email được kích hoạt tự động gửi đến người nhận khi họ thực hiện một hành vi nào đó. Ví dụ như Xác nhận đặt hàng, Email chứa đường dẫn kích hoạt tài khoản…v.v.
Các loại email giao dịch có tỷ lệ mở nhiều hơn 8 lần so với những email marketing thông thường.
Tìm hiểu thêm: Sự khác nhau giữa email giao dịch và email marketing.
25. Newsletter – Bản tin
Newletters là những email bản tin hoặc nội dung cập nhật thường xuyên được gửi đến người đăng ký. Ví dụ, chúng tôi thường gửi tới khách hàng những kiến thức về email marketing hàng tuần, như:
- Top 8 nguyên nhân khiến email gửi vào spam, quảng cáo
- Nên gửi email bằng địa chỉ IP chuyên dụng hay IP chia sẻ ?
- Danh tiếng gửi email ảnh hưởng đến tỷ lệ spam như thế nào ?
- ….v.v
26. Email Templates
Template là loại email được thiết kế nhằm phục vụ cho mục đích cụ thể. Chúng thường trông đẹp, bắt mắt và thể hiện sự chuyên nghiệp của người gửi.
Thông thường, các email template thường được thiết kế bởi định dạng HTML. Lưu ý: Một mẫu email được tạo trên word hoặc hình ảnh rồi chuyển đổi sang HTML không phải email html.
phanmemtop.vn đã tổng hợp các thuật ngữ thường gặp trong lĩnh vực email marketing. Nếu bạn có thêm khái niệm nào cần tìm hiểu, vui lòng để lại comment, chúng ta sẽ cùng thảo luận.
Đừng bỏ qua: Hướng dẫn cách làm email marketing chi tiết.
