Email bị trả lại (Bounce) xảy ra với tất cả mọi người. Nếu bạn đang tiếp thị qua email, hãy tìm hiểu khái niệm Email Bounce là gì ? Bởi thành công của chiến dịch phụ thuộc chủ yếu vào việc thư bạn gửi đi có đến được với người nhận không. Trong bài viết này, phanmemtop.vn sẽ chia sẻ các kiến thức:
- Email bounce là gì ?
- Những nguyên nhân nào khiến xảy ra tình trạng Bounce ?
- Cách giảm tỷ lệ Email Bounce
Email bounce là gì ?
Bounce (Bị trả lại) là những thông báo lỗi bạn nhận được khi email đã gửi đi nhưng không chuyển tới địa chỉ nhận thành công. Các trạng thái này được báo cáo từ máy chủ email của bạn hoặc máy chủ đích (phía người nhận). Để hiểu rõ hơn, trước tiên, chúng ta cần biết quá trình gửi email diễn ra như thế nào.
Các bước trong quy trình phân phối email:
- Bạn soạn nội dung, điền các địa chỉ vào trường “From” và “To” rồi bấm “Send”.
- Thư bạn được đưa lên máy chủ SMTP (Giao thức truyền thư đơn giản) để gửi đi. Có thể xem SMTP này như một Bưu điện ở khu vực của bạn.
- Máy chủ SMTP kiểm tra email của bạn bằng DNS (Domain Name Server). DNS là một sổ địa chỉ chứa tên miền và địa chỉ IP máy chủ.
- Khi máy chủ nhận được định vị, SMTP sẽ chuyển thư tới MTA (Mail Transfer Agent) của họ để hoàn tất việc gửi email. Có thể hiểu MTA đóng vai trò là nhân viên chuyển phát trong kịch bản này. Và email của bạn được gửi tới người nhận.
Nhưng đôi khi, bước cuối cùng không diễn ra theo kế hoạch. Đã phát sinh một số vấn đề khiến email của bạn bị chặn lại. Và nó không vào được trong hộp thư người nhận. Tất cả đều có nguyên nhân rõ ràng. Chúng ta cùng khám phá phần tiếp theo.
Những nguyên nhân nào khiến xảy ra tình trạng Bounce – Email gửi đi bị trả lại ?
Các lý do khiến email bị trả lại thường gặp: Hộp thư đến của người nhận đầy; Máy chủ không phản hồi: Gửi đến các địa chỉ email không còn tồn tại hoặc địa chỉ giả mạo. Ngoài ra, còn nhiều nguyên nhân khác nữa. Những lý do có thể là tạm thời hoặc vĩnh viễn. Trước tiên, để biết cách khắc phục sự cố email bị trả lại, bạn cần biết về các loại Bounce.
Ba loại phản hồi làm gián đoạn việc gửi email của bạn là:
- Soft Bounce
- Hard Bounce
- Email bị chặn
1. Soft Bounce – Email trả về nhẹ (Bị trả lại tạm thời)
Soft Bounce xảy ra khi máy chủ phía người nhận tạm thời từ chối email. Hầu hết các dịch vụ gửi sẽ cố gắng chuyển lại email sau khi chúng bị trả lại nhẹ.
Những lý do khiến xảy ra tình trạng Soft Bounce bao gồm:
- Hộp thư đầy. Email của bạn sẽ bị trả lại nếu người nhận có quá nhiều thư. Hoặc hộp thư của họ đã đạt đến dung lượng tối đa.
- Kích thước email. Nếu bạn thiết kế email có hình ảnh nặng hoặc đính kèm theo tệp lớn, nó có thể bị trả lại.
- Máy chủ ngừng hoạt động. Máy chủ nhận không thể truy cập, có thể đã bị lỗi, quá tải hoặc đang bảo trì. Điều này có nghĩa là bạn phải đợi để gửi lại email đến địa chỉ nhận.
2. Hard Bounce – Email bị trả lại khó (Trả lại vĩnh viễn)
Hard Bounce xảy ra khi email của bạn vĩnh viễn không thể gửi đến một địa chỉ nhận. Các lý do khiến email bị trả lại trong trường hợp này bao gồm:
- Địa chỉ email nhận là giả mạo. Một số người dùng cung cấp thông tin sai vì muốn đổi lấy thứ gì đó trực tuyến. (Như nội dung giá trị hoặc mã giảm giá). Hãy sử dụng tính năng chọn tham gia kép để tránh những lần trả lại này.
- Địa chỉ email không chính xác. Do lỗi viết sai chính tả.
- Email bị từ chối. Một số email tên miền bảo mật cao thường sử dụng hệ thống lọc thư rác rất chặt chẽ. Chúng sẽ chặn những thư được gửi từ một server lạ, địa chỉ đến chưa được xác thực; Hoặc chặn những nội dung chứa từ ngữ mang tính spam….v.v.
Bạn không thể khắc phục sự cố email bị trả lại vĩnh viễn. Những gì bạn có thể làm là xóa các liên hệ này khỏi danh sách. Nếu bạn vẫn cố tình gửi tới các email hard bounce, nguy cơ cao danh tiếng gửi của bạn sẽ bị đưa vào Blacklist.
3. Email bị chặn
Gần 85% email gửi hàng ngày được coi là spam/thư rác. Các ESP (nhà cung cấp dịch vụ email) đã theo dõi những nguồn gửi nội dung có hại để sàng lọc và tạo ra một danh sách chặn. Chúng đã giúp bảo vệ người nhận khỏi gần 300 tỷ email được gửi mỗi ngày trên thế giới.
Những địa chỉ gửi nào sẽ bị đưa vào danh sách chặn ?
- Bị khiếu nại về thư rác/Báo cáo spam. Nếu các khiếu nại đạt đến mức độ nhất định, ISP sẽ chuyển email của bạn đến mục spam hoặc danh sách chặn Blacklist.
- Tỷ lệ Bounce cao. Các nhà cung cấp dịch vụ email quy định một ngưỡng tiêu chuẩn cho tỷ lệ thư bị trả lại. Người gửi có hành vi tốt khi số lượng email trả về nằm dưới mức này.
- Kích thước danh sách hoặc số lượng email tăng đột biến. Danh sách gửi tăng quá nhanh có thể là dấu hiệu cho thấy bạn đã mua data. Còn nếu đột ngột gửi một khối lượng lớn email, các hệ thống lọc sẽ nghi ngờ bạn đang phát tán thư rác.
- Nội dung xấu. Bạn sử dụng các từ kích hoạt bộ lọc thư rác trong nội dung hoặc tiêu đề. Ví dụ: MIỄN PHÍ, Click Here, Tải Ngay…. hoặc viết hoa toàn bộ chữ cái kèm theo rất nhiều dấu chấm than. Những yếu tố này thường phản ánh một nội dung kém chất lượng và bị các bộ lọc chặn lại.
Các ISP lớn có thể xây dựng danh sách chặn của riêng họ. Tuy nhiên, có những danh sách phổ biến được cung cấp công khai và được sử dụng bởi hầu hết nhà cung cấp dịch vụ email cùng nhiều doanh nghiệp trên toàn thế giới.
Làm cách nào để thoát khỏi danh sách chặn?
- Theo thời gian. Bạn có thể tự động bị xóa khỏi Blacklist sau một khoảng thời gian nhất định. Nhưng với điều kiện, bạn không có thêm bất kỳ hành vi gửi email xấu nào từ khi bị liệt trong danh sách.
- Liên hệ với danh sách chặn. Gửi yêu cầu đến chủ sở hữu danh sách chặn để được xóa.
- Duy trì vệ sinh danh sách. Xem xét và loại bỏ các địa chỉ đã bị trả lại. Đặc biệt, không bao giờ mua data trên Internet.
- Cung cấp giá trị. Gửi email với nội dung phù hợp để thu hút người đăng ký. Đồng thời giúp tránh khiếu nại spam.
- Thay đổi ISP của bạn. Nếu IP bạn đang dùng bị lạm dụng, hãy thay đổi nhà cung cấp để tránh bị liệt vào danh sách chặn.
Cách giảm tỷ lệ Email Bounce
Hãy cố gắng giữ cho tỷ lệ email bounce thấp hơn 2% bằng những gợi ý sau:
- Làm sạch danh sách. Xác định và loại bỏ các địa chỉ email không được sử dụng trong thời gian dài (trên 6 tháng) hoặc không còn hoạt động. Kiểm tra xem liệu dịch vụ gửi email bạn đang dùng có tự động loại bỏ Email Hard Bounce không. Ngoài ra, có thể sử dụng công cụ lọc email sống chết để loại bỏ các địa chỉ mà bạn không chắc chắn còn hoạt động không.
- Danh sách được xây dựng dựa trên quyền. Chỉ gửi email cho những người đồng ý nhận tin tức từ bạn. Thêm vào đó, hãy áp dụng quy trình chọn tham gia kép trong email.
- Tần suất gửi đều. Gửi email đến danh sách liên hệ với khoảng thời gian đều đặn. Điều này sẽ làm giảm sự khiếu nại, mức độ tương tác cao hơn… và tỷ lệ bounce thấp hơn.
- Tùy chọn hủy đăng ký. Cung cấp cho người nhận quyền hủy đăng ký bất cứ khi nào họ muốn.
- Xác thực email: Xác thực địa chỉ gửi, tránh sử dụng tài khoản giả mạo. Mục đích nhằm tạo uy tín cho danh tiếng gửi của bạn trong mắt các ISP. Tìm hiểu thêm về Thuật ngữ Xác thực email trong Email Marketing.
- Phân đoạn danh sách. Phân khúc khách hàng thành nhiều nhóm có đặc điểm tương tự để cải thiện hoạt động tiếp thị. Hãy gửi email cho những khách hàng thân thiết trước. Điều này cho các bộ lọc thư rác biết rằng bạn có nội dung tốt với kết quả tương tác tích cực.
Kết luận
Top Marketing đã chia sẻ các yếu tố quan trọng liên quan đến vấn đề email bị trả lại. Việc giảm tỷ lệ bounce xuống 0 là điều không thể. Số lần trả lại là vẫn có thể xảy ra. Nhưng điểm mấu chốt là bạn cần ghi nhớ các lợi ích chính của việc giảm tỷ lệ Bounce:
- Nâng cao và duy trì danh tiếng gửi tốt
- Cải thiện khả năng gửi và tiếp cận hộp Inbox cao hơn.
- Giảm nguy cơ bị chặn bởi các hệ thống lọc bảo mật nghiêm ngặt.
- Tránh rủi ro bị liệt vào danh sách đen của các ESP.
- Tiết kiệm ngân sách tiếp thị email.
Hãy theo dõi Blog của chúng tôi thường xuyên để tiếp tục cập nhật nhiều hơn kiến thức làm email marketing giá trị. Chúc bạn thành công !
