Khả năng gửi email là một thuật ngữ quan trọng với các nhà tiếp thị qua email hàng loạt. Nó chịu sự tác động của rất nhiều yếu tố. Chẳng hạn như dịch vụ phần mềm email marketing mà bạn dùng, danh tiếng người gửi, các bộ lọc thư rác…v.v. Trong đó, danh tiếng gửi là yếu tố mà bạn có thể nắm quyền kiểm soát.
Để xây dựng một danh tiếng gửi email tốt, có 2 việc quan trọng bạn nên làm:
- Duy trì tỷ lệ email bị trả lại (bounce) thấp nhất có thể.
- Warm UP IP nếu bạn gửi email từ một địa chỉ hoặc miền mới.
Tại đây xuất hiện khái niệm Warm UP IP. Đây là thuật ngữ được chúng tôi nhắc đến khá nhiều trong các bài đăng trước đây. Bạn có thể tìm hiểu thêm nhiều kiến thức liên quan khác trong Blog Tổng hợp những thuật ngữ phổ biến trong email marketing.
Và trong bài đăng hôm nay, phanmemtop.vn sẽ giúp các bạn hiểu sâu hơn Warm UP IP là gì. Đồng thời, chúng tôi cũng sẽ hướng dẫn quá trình khởi động, làm ấm địa chỉ IP (miền gửi mới) cho các nhà tiếp thị.
Mục lục nội dung:
- Địa chỉ IP là gì
- Warm UP IP là gì
- Tại sao cần khởi động, làm nóng IP khi gửi email hàng loạt
- Quy trình các bước làm nóng ip
Trước tiên, chúng ta hãy bắt đầu từ những kiến thức cơ bản nhất.
Địa chỉ IP là gì ?
IP là viết tắt của Internet Protocol. Đây là tập hợp các quy tắc điều chỉnh cách dữ liệu được gửi trực tuyến. Những quy tắc này yêu cầu tất cả các thiết bị, bộ định tuyến và trang web phải có địa chỉ duy nhất của riêng chúng để có thể trao đổi thông tin với nhau. (Giống như các dịch vụ bưu điện cần biết địa chỉ đường phố và mã zip để chuyển phát thư).
Cụ thể, địa chỉ IP là một chuỗi gồm bốn bộ số được phân tách bằng dấu chấm. Ví dụ: 32.155.72.201. Một IP có thể là địa chỉ công cộng (chia sẻ) hoặc chuyên dụng.
- IP Chia Sẻ là địa chỉ IP được nhiều người cùng sử dụng. Trên các IP này, khối lượng và tần suất gửi không quan trọng.
- IP chuyên dụng là những địa chỉ IP phục vụ duy nhất cho người gửi. Không tổ chức hoặc cá nhân nào có thể dùng IP này ngoài doanh nghiệp bạn.
Warm UP IP là gì ?
Warm UP – Làm nóng/Khởi động IP là quá trình tăng dần khối lượng gửi email của một địa chỉ IP mới trong vài ngày và vài tuần để thiết lập danh tiếng gửi tích cực với các nhà cung cấp hộp thư (Chẳng hạn như Gmail, Outlook, Yahoo…v.v).
Thông thường, cần khoảng 2-5 tuần để đạt được khả năng phân phối tối đa. Tùy thuộc vào khối lượng mục tiêu và mức độ tương tác mà thời gian cần lâu hơn. Cụ thể, các nhà cung cấp hộp thư sẽ theo dõi xem người nhận có thực sự đăng ký nhận email không. Nếu tỷ lệ tương tác (mở email, click) quá thấp, hành trình Warm UP sẽ kéo dài hơn.
Ngoài ra, trong giai đoạn Khởi động, bạn phải đảm bảo tính nhất quán giữa khối lượng với tần suất. Đồng thời giữ cho mức độ khiếu nại (Complaint) cùng số email bị trả lại (bounce) thấp nhất. Có như vậy, bạn mới thiết lập danh tiếng gửi tích cực càng nhanh.
Tại sao cần khởi động, làm nóng IP khi gửi email hàng loạt?
Một địa chỉ IP chuyên dụng chưa từng có lịch sử gửi trước đó. Đối với các nhà cung cấp dịch vụ internet (ISP), nó là một “tân binh”. Hay nói cách khác, với các ISP này, nó chưa có danh tiếng gì. Như vậy, một địa chỉ IP không “tên tuổi” bất ngờ thực hiện chiến dịch email hàng loạt. Đây là hành vi đáng ngờ và chỉ thường thấy ở những kẻ phát tán thư rác. Nên hiển nhiên, email đến sẽ bị phân loại vào mục spam của người nhận.
Danh tiếng email kiểm soát quyền truy cập vào hộp thư đến Một Danh tiếng xấu = Thư mục Spam hoặc Bị Block (Chặn) Danh tiếng tốt = Hộp thư đến (INBOX)
Tìm hiểu thêm: Danh tiếng gửi email ảnh hưởng tỷ lệ spam như thế nào ?
Chẳng hạn, bạn gửi cho 10.000 người dùng. ISP có thể chỉ phân phối đến 2.000 khách hàng trong giờ đầu tiên. Trong thời gian này, ISP giám sát các số liệu tương tác như tỷ lệ mở, tỷ lệ nhấp, hủy đăng ký và báo cáo spam của người nhận. Nếu các chỉ số kém, ISP có thể chọn chuyển toàn bộ số thư còn lại vào thư mục spam thay vì Inbox.
Hơn nữa, nếu mô hình này tiếp tục, ISP có thể sẽ đưa địa chỉ IP của bạn vào danh sách đen. Điều này đồng nghĩa với việc tất cả các email sau này của bạn đều sẽ hạ cánh trong mục thư rác. Xem thêm: Danh sách email đen Blacklist là gì?
Tại sao sự tương tác lại quan trọng trong quá trình warm up ip ?
Các nhà cung cấp hộp thư theo dõi mức độ tương tác của người nhận với email.
- Những hành động tích cực có thể bao gồm: Mở thư, thêm người gửi vào danh sách liên hệ, click vào các liên kết, click để bật hình ảnh và tỷ lệ đọc (chẳng hạn như cuộn được 1/3 nội dung thư).
- Các hành động tiêu cực có thể bao gồm: Báo cáo email là spam, xóa hoặc chuyển nó vào mục thư rác…v.v.
Xếp hạng mức độ tương tác là một bằng chứng rõ ràng để xác minh danh sách có chọn tham gia hay không. Chọn tham gia Op-In là một tính năng được hầu hết các dịch vụ email marketing hỗ trợ. Bởi tùy chọn này tối đa hóa khả năng tương tác. Về lý thuyết, nó thiết lập một mối quan hệ với nhà cung cấp hộp thư. Người nhận khi đăng ký Opt-In trên 99% sẽ nhận được email đến vào Inbox.
Lưu ý: Warm Up Ip chỉ thực hiện với địa chỉ IP chuyên dụng mới. Còn với IP chia sẻ, bạn không cần làm điều này. Bạn có thể tìm hiểu rõ hơn lý do trong bài viết Nên gửi email bằng IP chuyên dụng hay chia sẻ?
Như vậy, chúng ta đã nắm rõ được khái niệm và tầm quan trọng của việc làm nóng IP. Tiếp theo, nếu bạn đang sở hữu một IP chuyên dụng, hãy ghi lại các bước để warm up nó.
Kế hoạch Warm Up / khởi động IP
- Trong tuần 1-2, hãy gửi cho những người đăng ký hoạt động tích cực nhất của bạn. Đây là những người đã mở / nhấp trong 30 ngày qua.
- Trong các tuần 3-4, bạn có thể mở rộng đến những người đăng ký đã mở / click trong 2 tháng qua.
- Trong 6 tuần đầu tiên, KHÔNG gửi cho những người đăng ký chưa mở hoặc nhấp trong 3 tháng qua.
- Nếu danh sách trên 10 triệu người đăng ký, hãy cân nhắc thêm một IP khác.
| Ngày | Khối lượng gửi mỗi ngày |
|---|---|
| 1 | 500 |
| 2 | 1.000 |
| 3 | 2.500 |
| 4 | 5.000 |
| 5 | 10.000 |
| 6 | 20.000 |
| 7 | 40.000 |
Tiếp tục tăng gấp đôi khối lượng cho đến khi đạt đến lượng mục tiêu hàng ngày. Và lưu ý, bảng kế hoạch warm up ip trên chỉ mang tính tham khảo. Bởi dựa theo khối lượng cùng mức độ tương tác mà bạn có thể tùy chỉnh phù hợp.
Kết luận
Với các nhà tiếp thị email sử dụng IP chuyên dụng hoặc email tên miền, dưới đây là những điều bạn cần nhớ:
- Chọn tham gia Opt-In là quan trọng nhất.
- Nếu mọi người không muốn thư của bạn, danh tiếng gửi sẽ bị ảnh hưởng.
- Các nhà cung cấp và chỉ số tương tác sẽ là yếu tố quyết định việc chuyển email vào mục spam hay inbox.
- Bạn không thể chuyển danh tiếng của mình từ IP trước đó sang IP mới.
- Nếu bạn sử dụng cùng một miền thì danh tiếng có thể theo dõi bạn. Tuy nhiên các nhà cung cấp hộp thư như Gmail sử dụng danh tiếng của miền kết hợp danh tiếng của IP. Do đó bạn phải tuân theo quy trình làm nóng/warm up ip.
- Người gửi B2B tuân theo quy trình khởi động tương tự như người gửi B2C.
