Tất cả chiến dịch email marketing gần đây của bạn đều rơi vào mục spam của người nhận? Bạn hãy thử soạn một dòng văn bản ngắn bất kỳ rồi gửi lại. Thư vẫn nằm trong hộp spam? Nếu vậy, khả năng cao email của bạn đã bị đưa vào danh sách đen – Blacklist.
Blacklist là một trong những thuật ngữ quan email marketing quan trọng. Nó tác động lớn tới khả năng gửi email của các nhà tiếp thị hàng loạt. Vậy làm cách nào để biết liệu bạn có bị đưa vào danh sách đen hay không? phanmemtop.vn đã tổng hợp tài liệu đi sâu vào kiến thức này. Bài viết sẽ làm rõ khái niệm Blacklist là gì? Đồng thời cũng đưa ra những giải pháp khắc phục khi email của bạn bị blacklist.
- Email Blacklist là gì
- 3 nguyên nhân chính khiến địa chỉ IP/Email bị Blacklist
- Những tổ chức điều hành và duy trì danh sách đen phổ biến hiện nay
- Giải pháp khắc phục khi địa chỉ IP/Email bị blacklist
- Những điều cần lưu ý khi gửi email marketing để tránh bị đưa vào danh sách đen
Email Blacklist là gì ?
Hiểu nghĩa tiếng Việt, Email Blacklist tức là Danh sách email đen. Đây là một danh sách theo thời gian thực, tập hợp các địa chỉ IP hoặc tên miền gửi thư rác. Chúng được các tổ chức như ISP (nhà cung cấp dịch vụ internet), nhà cung cấp hộp thư miễn phí và nhà cung cấp dịch vụ chống spam sử dụng để chặn những nguồn xấu xâm nhập vào hệ thống.
Một người gửi xấu ban đầu bị Blacklist. Nhưng theo thời gian, họ cải thiện cách gửi, dần xây dựng lại danh tiếng tốt, họ có thể được gỡ khỏi danh sách đen. Bởi vậy mà Blacklist cần được hiểu là danh sách đen thời gian thực.
Gần 85% lượng email gửi hàng ngày trên thế giới được coi là thư rác. Có thể xem Blacklist là lớp bảo vệ đầu tiên của hộp thư người dùng. Những kẻ gửi xấu có trong danh sách đen sẽ ngay lập tức bị các máy chủ email chặn lại.
Các ISP rất lớn có danh sách đen nội bộ của riêng họ. Nhưng nhiều ISP cũng sử dụng Blacklist được cung cấp công khai bởi những công ty chuyên về lĩnh vực này. Chẳng hạn như Spamhaus. Đây là nhà điều hành một trong những danh sách đen lớn nhất.
3 nguyên nhân chính khiến một địa chỉ IP/Email bị đưa vào danh sách đen Blacklist
1. Nguồn gửi bị khiếu nại về thư rác
Những người nhận được email của bạn nhấp vào nút Spam/Thư rác. Hành động này sẽ khiến các ISP nghĩ rằng nội dung email hoặc vệ sinh danh sách của bạn không tốt. Càng nhiều khiếu nại, càng có nhiều khả năng một IP nằm trong danh sách đen.
2. Data chứa nhiều địa chỉ không hợp lệ
Rất nhiều email bị trả lại (Bounce) là một dấu hiệu cho các ISP thấy rằng data của bạn khả năng cao do mua lại hoặc quét trên mạng. Một số tổ chức điều hành Blacklist thường đặt các bẫy thư rác ở khắp các website trên internet. Bẫy thư rác là địa chỉ email giống như một email của người dùng thật. Tuy nhiên, chúng không sử dụng để liên hệ mà chỉ dùng cho mục đích duy nhất là nhận email. Do đó, bất kỳ ai gửi tới những cái bẫy này sẽ đều bị nhận diện là nguồn spam.
3. Khối lượng gửi tăng đột biến
Danh sách tiếp thị qua email tốt sẽ tăng dần quy mô theo thời gian. Điều này đồng nghĩa với việc một người gửi tốt cũng sẽ duy trì đều hoặc tăng dần khối lượng gửi. Nếu trong thời gian ngắn, khối lượng tăng đột ngột sẽ khiến các ISP nghi ngờ. Bởi hành vi này chỉ thường gặp ở những kẻ spam email hàng loạt. Đặc biệt, nếu bạn là một người gửi mới với địa chỉ IP hoặc miền gửi mới.
Những tổ chức điều hành và duy trì danh sách đen phổ biến hiện nay
Các danh sách đen phổ biến nhất được duy trì bởi các công ty chuyên làm việc này. Có hàng trăm danh sách đen Blacklist trực tuyến. Dưới đây, chúng tôi chỉ đưa ra một số danh sách được sử dụng rộng rãi nhất:
1. Spamhaus
Rất nhiều công ty và ISP trên thế giới sử dụng danh sách của nhà điều hành này. Spamhaus chạy nhiều danh sách:
- Spamhaus Block List (SBL) – Danh sách chặn Spamhaus. Đây là cơ sở dữ liệu chứa các địa chỉ IP thuộc về những kẻ gửi thư rác đã biết. Nó nhắm mục tiêu vào “các nguồn spam đã được xác minh”. SBL có thể giúp các máy chủ xác thực người gửi đến trong thời gian thực và không cần internet.
- Exploits Block List (XBL) – Danh sách chặn Khai thác. Cơ sở dữ liệu này bao gồm danh sách các proxy mở và máy tính đang được sử dụng để phát tán thư rác và virus.
- Domain Block List (DBL) – Danh sách chặn miền. Danh sách này chứa các tên miền (domain) có danh tiếng kém.
- Policy Block List (PBL) – Danh sách chặn chính sách. Đây là cơ sở dữ liệu DNSBL, tập hợp các dải IP của người dùng cuối không được gửi Email SMTP chưa xác thực đến bất kỳ máy chủ thư nào ngoại trừ các ISP cụ thể được cung cấp riêng.
2. Spamcop
Spamcop sử dụng địa chỉ bẫy thư rác (spam traps) và báo cáo thư rác để tạo danh sách. Họ cũng áp dụng một hệ thống tính điểm dựa trên các khiếu nại spam trước khi thêm bất kỳ địa chỉ nào vào blacklist.
Tìm hiểu thêm: Bẫy thư rác là gì?
3. Invalument
Invalument sử dụng kết hợp 3 danh sách đen mà họ quản lý:
- ivmURI (Dựa trên miền)
- ivmSIP (Dựa trên IP), chủ yếu liệt kê các địa chỉ IP có tỷ lệ thư rác cao.
- ivmSIP/24 (Dựa trên mạng). Đây là một danh sách đen được thiết kế để nhắm mục tiêu những người gửi thư rác, những người đã phát tán email của họ qua một số lượng lớn IP.
4. Barracuda
Tổ chức này sử dụng các công cụ xác định nguồn spam của Hệ thống Danh tiếng Barracuda. Chẳng hạn như honeypots, bẫy thư rác – spamtraps và các hệ thống khác.
Giải pháp khắc phục khi địa chỉ IP/Email bị blacklist
Trước tiên, để kiểm tra xem địa chỉ IP/Email có nằm trong danh sách đen không, bạn có thể sử dụng công cụ MX Toolbox. Nếu địa chỉ IP của bạn đang bị blacklist, hãy xem xét hai trường hợp sau:
- Có hàng trăm danh sách đen trên thế giới. Các danh sách đen nhỏ hơn ít có khả năng được các ISP lớn sử dụng. Vì vậy, sau một thời gian, IP của bạn có thể sẽ bị loại bỏ khá nhanh. Nhưng với điều kiện bạn không được gửi email spam hàng loạt trong thời gian này.
- Nếu địa chỉ IP của bạn có mặt trong cách danh sách đen lớn, bạn cần liên hệ với các tổ chức điều hành về việc gỡ khỏi danh sách. Mỗi công ty này đều đưa ra cách bị xóa khỏi danh sách của họ trên trang web. Thông thường quy trình khá đơn giản. Bạn chỉ cần đảm bảo thực hiện những gì họ yêu cầu để vệ sinh danh sách và cải thiện cách gửi email.
Những điều cần lưu ý khi gửi email marketing để tránh bị đưa vào danh sách đen
1. Duy trì danh sách tốt
Đừng mua danh sách hoặc quét các địa chỉ email trên internet. Bởi hầu hết các địa chỉ này đã cũ hoặc ẩn chứa nhiều spam traps.
Ngoài ra, nên dọn dẹp danh sách định kỳ bằng cách xóa mọi địa chỉ bị trả lại. Hoặc nếu ai đó đã không mở email của bạn trong một thời gian, hãy loại họ khỏi danh sách.
2. Xây dựng nội dung email giá trị
Hãy chắc chắn bạn đang gửi tới người đăng ký những thông tin mà họ mong đợi nhận được khi chọn tham gia danh sách. Ngoài ra, cần tránh dùng quá nhiều những từ ngữ kích hoạt bộ lọc thư rác để tránh email không bị chuyển vào hộp spam. Tìm hiểu thêm: Những từ khóa điển hình kích hoạt bộ lọc spam trong email marketing.
Để giúp đảm bảo người đăng ký nhận được những gì họ cần, bạn có thể phân đoạn danh sách. Có thể chia thành các nhóm dựa trên nơi khách hàng sống, loại sản phẩm họ mua hoặc sở thích của họ…v.v. Bên cạnh đó, bạn có thể kết hợp thêm cá nhân hóa – thêm tên người nhận vào nội dung. Điều này sẽ giúp tăng đáng kể tỷ lệ mở và click của chiến dịch.
3. Duy trì tần suất cùng khối lượng gửi hợp lý
Việc đột ngột gửi khối lượng email lớn sẽ thu hút sự chú ý của các bộ lọc thư rác. Do đó, bạn nên thiết lập tần suất gửi đều. Hãy tăng dần quy mô gửi theo thời gian nếu bạn đang dùng một địa chỉ IP hoặc miền mới.
Kiến thức liên quan: Nên gửi email marketing bằng IP chuyên dụng hay IP chia sẻ?