Chỉ với một cú nhấp chuột, bạn có thể gửi email đến bất kỳ ai trên thế giới chỉ trong vài giây. Hầu hết chúng ta coi quá trình này là điều hiển nhiên. Ít người có suy nghĩ muốn tìm hiểu về cách thức hoạt động của nó. Làm thế nào để một thông điệp email chuyển từ người gửi đến người nhận? Câu trả lời xoay quanh một khái niệm gọi là Email Server – Máy chủ Email.
Bài viết này phanmemtop.vn sẽ giúp bạn khám phá các thuật ngữ email marketing liên quan đến quá trình gửi email. Cụ thể, chúng ta sẽ tìm hiểu Email Server là gì? SMTP, IMAP, POP là gì ? Và chúng đóng vai trò gì trong quá trình vận chuyển email trên internet.
- Email Server (Mail Server) là gì?
- Quá tình gửi một email diễn ra như thế nào ?
- Những yếu tố cần xem xét khi lựa chọn một Email Server
Email Server (Mail Server) là gì?
Email server còn thường được gọi với tên Mail Server, dịch tiếng việt là Máy chủ email. Đây là một máy tính hoặc hệ thống máy tính có chức năng quản lý, nhận và gửi email.
Trên internet, mỗi thư điện tử sẽ được vận chuyển qua một loạt máy chủ để tới người nhận. Nếu không có loạt Mail Server này, bạn chỉ có thể gửi email đến những địa chỉ có miền giống bạn. Ví dụ địa chỉ hanguyen@phanmemtop.vn chỉ có thể gửi thư đến tài khoản @phanmemtop.vn khác.
Vai trò của máy chủ email
- Vận chuyển email trên internet. Để dễ hiểu, bạn có thể coi Mail Server như một máy tính hoạt động trong vai trò của một bưu điện. Ở mỗi thành phố sẽ đều có bưu điện riêng. Và chúng đóng vai trò kiểm soát, nhận rồi phân phối email đến đúng địa chỉ trong khu vực của mình.
- Bảo mật thư điện tử. Email Server cũng có thể mã hóa việc chuyển thư. Vì vậy những người khác không thể có quyền truy cập vào tin nhắn của bạn. Một số máy chủ thư cũng có thể cung cấp các tính năng bảo mật nâng cao nhằm chống lại các cuộc tấn công an ninh mạng.
Quá tình gửi một email diễn ra như thế nào ?
Trước khi tìm hiểu quá trình vận chuyển email, chúng ta sẽ tìm hiểu về hai giao thức:
- SMTP: Giao thức gửi email
- POP và IMAP: Giao thức nhận email
Tiếp tục ví dụ trên, chúng ta xem máy chủ email giống như bưu điện. Việc vận chuyển email sẽ được thực hiện bởi những người nhân viên chuyển phát. Những nhân viên này được gọi là SMTP – Giao thức truyền thư đơn giản.
Giao thức chuyển email – SMTP là gì ?
SMTP viết tắt của Simple Mail Transfer Protocol, nghĩa là Giao thức truyền thư đơn giản. Đây là giao thức chuẩn TCP/IP được dùng để truyền tải thư điện tử trên mạng internet.
Email sẽ được đẩy từ mail client (trình duyệt email của người dùng) lên mail server. Sau đó tiếp tục được gửi đến mail server nhận. Nếu không có SMTP, email của bạn sẽ không đi đâu cả.
Một máy chủ chuyên thực hiện công việc phân phối email được gọi là SMTP Server – Máy chủ SMTP. Đôi khi, còn được biết với cái tên Máy chủ thư đi. Tuy nhiên, bạn cần phân biệt sự khác nhau giữa Máy Chủ SMTP với Máy chủ Email. SMTP Server không phải là Email Server, cụ thể:
- Một Email Server chịu trách nhiệm quản lý, sắp xếp tất cả các thư. Đồng thời sở hữu cả giao thức gửi (SMTP) cùng giao thức nhận (POP hoặc IMAP) email.
- SMTP Server là máy chủ chỉ làm nhiệm vụ vận chuyển email giữa các mail server.
Ví dụ Gmail là một máy chủ email sử dụng SMTP Server là smtp.gmail.com. Còn Amazon SES, Twilio Sendgrid chỉ là những SMTP Server (máy chủ SMTP).
Giao thức nhận email – POP / IMAP
Khi một email chuyển đến máy chủ đích, POP cùng IMAP là những giao thức được Mail Client sử dụng để nhận email từ máy chủ. Hay nói đơn giản, chúng là những giao thức giúp tải email từ internet xuống thiết bị của bạn.
- POP3 viết tắt của Post Office Protocol phiên bản 3, giao thức bưu điện. Nó có nhiệm vụ tải email từ Mail Server xuống Mail Client. Mail Client là những ứng dụng email trên máy tính như Outlook, Thunderbird, Windows Mail, Mac Mail,…v.v. POP3 là giao thức một chiều. Email sau khi được tải xuống sẽ bị xóa khỏi máy chủ thư.
- IMAP viết tắt của Internet Message Access Protocol, giao thức truy xuất tin nhắn internet. Tương tự như POP3, IMAP cũng là giao thức để kéo email từ máy chủ thư xuống mail client. Tuy nhiên, tên gọi khác nhau đã cho chúng ta thấy sự khác biệt giữa hai loại giao thức này. IMAP kéo email xuống mail client, đồng thời vẫn giữ lại một bản sao trên máy chủ. Giao thức hai chiều này được khuyên dùng cho những tài khoản đăng nhập trên nhiều thiết bị.
Các bước gửi email được diễn ra như thế nào ?
1. Bạn soạn thư trên ứng dụng email (sau đây sẽ gọi chung là Mail Client) rồi nhấn gửi.
2. Mail Client giao tiếp với máy chủ SMTP. Và cung cấp những thông tin gồm địa chỉ email của bạn, địa chỉ email của người nhận, nội dung thư, tệp đính kèm…v.v
3. Máy chủ SMTP xử lý địa chỉ email của người nhận – đặc biệt là miền của nó. Nếu tên miền đích giống với miền của người gửi, thư sẽ được chuyển trực tiếp đến máy chủ POP3 hoặc IMAP của miền. Tuy nhiên, nếu miền khác nhau, SMTP Server sẽ phải giao tiếp với máy chủ của miền khác.
4. Để tìm máy chủ của người nhận, SMTP Server của người gửi phải nhờ tới “sự trợ giúp” của DNS (Hệ thống tên miền). DNS ở đây đóng vai trò như một danh bạ địa chỉ. Nó giúp phân giải miền của người nhận thành địa chỉ IP. Địa chỉ IP là một số duy nhất được gán cho mọi máy tính kết nối trên Internet. Nhờ thông tin này, máy chủ thư đi có thể thực hiện công việc của mình hiệu quả hơn.
5. Bây giờ máy chủ SMTP nguồn đã có địa chỉ IP của người nhận. Nó có thể kết nối tới SMTP server đích. Tuy nhiên, điều này thường không được thực hiện trực tiếp. Thay vào đó, tin nhắn được định tuyến dọc theo một loạt các máy chủ SMTP không liên quan cho đến khi nó đến đích.
6. Máy chủ SMTP đích quét thư đến. Nếu nhận ra miền và tên người dùng, nó sẽ chuyển tiếp tin nhắn xuống server POP3 hoặc IMAP của miền. Từ đây, thư được đặt trong “hàng chờ” cho đến khi Mail Client của người nhận tải xuống.
Những yếu tố cần xem xét khi lựa chọn một Email Server
Sau khi đã nắm rõ được khái niệm Mail server là gì. Một tổ chức khi muốn chọn một máy chủ email nên cân nhắc những yếu tố sau:
- Bảo vệ. Dịch vụ email nên sử dụng các công cụ tiên tiến để bảo mật thông tin. Ngoài ra, cần bao gồm thêm mã hóa, phần mềm chống độc hại, hệ thống lọc thư rác và các công cụ ngăn chặn mất dữ liệu.
- Chi phí. Những Email Server vật lý có chi phí cao hơn nhưng cung cấp khả năng kiểm soát chi tiết hơn đối với hệ thống và bảo mật. Các dịch vụ email dựa trên đám mây (Cloud Mail Server) thường có chi phí trả trước ít hơn và ít yêu cầu bảo trì hơn.
- Lưu trữ. Đảm bảo máy chủ mà bạn chọn cung cấp đủ dung lượng để lưu trữ email. Một số dịch vụ cũng có khả năng tùy chọn để tự động chuyển các tin nhắn cũ vào kho lưu trữ.
- Khả năng tương thích. Các dịch vụ email cần đồng bộ hóa với các loại mail client. Chẳng hạn như ứng dụng email của Apple, Android, lịch và danh bạ….
