Năm 2022, dự kiến trên thế giới có khoảng 333 tỷ email được gửi mỗi ngày. Đây là một trong những phương tiện giao tiếp phổ biến nhất của doanh nghiệp và cá nhân. Nhưng bạn đã bao giờ thắc mắc làm thế nào để chuyển thông điệp từ người gửi tới người nhận? Có một quy trình phức tạp diễn ra đằng sau hậu trường này. Tất cả đều xoay quanh một giao thức gửi email với tên gọi SMTP.
Bài viết này sẽ tiếp tục nghiên cứu sâu hơn về thế giới hoạt động của email. Cụ thể, phanmemtop.vn sẽ giúp các bạn khám phá tất cả những điều cần biết về SMTP – giao thức gửi email hàng loạt. Hãy theo dõi kiến thức này. Nó sẽ giải đáp tại sao các nhà tiếp thị không nên dùng những dịch vụ hoặc phần mềm gửi email miễn phí.
- SMTP là gì
- Giao thức SMTP hoạt động như thế nào
- Phân biệt sự khác nhau giữa SMTP, POP, IMAP
- SMTP Server gửi email hàng loạt trả phí có ưu điểm gì so với các SMTP Server miễn phí
SMTP là gì?
Trước tiên, chúng ta cần tìm hiểu thuật ngữ Giao thức. Giao thức là một tập hợp các quy tắc tiêu chuẩn, cho phép các thiết bị điện tử giao tiếp với nhau. Hai thiết bị hỗ trợ cùng một giao thức, sẽ có thể giao tiếp hiệu quả, bất kể nhà sản xuất là ai.
TCP/IP viết tắt của Transmission Control Protocol / Internet Protocol. Đây là giao thức cho phép các máy tính giao tiếp với nhau trên mạng internet.
Dựa theo khái niệm trên, SMTP ra đời và được ứng dụng trong lĩnh vực email. SMTP viết tắt của Simple Mail Transfer Protocol, nghĩa là Giao thức truyền thư đơn giản. Nó tập hợp các quy tắc cho phép các tài khoản và ứng dụng email khác nhau dễ dàng trao đổi thông tin trên internet.
Ví dụ như Outlook có thể gửi email tới Gmail, Yahoo Mail và ngược lại…v.v.
Giao thức SMTP hoạt động như thế nào ?
Giải thích cách hoạt động của SMTP cũng chính là tìm hiểu quá trình chuyển email được diễn ra như thế nào trên internet. Và ở đây, xuất hiện một số thuật ngữ chúng ta cần nắm rõ:
- SMTP Server – Máy chủ SMTP
- Cổng SMTP – SMTP Port
1. SMTP Server là gì?
SMTP Server – Máy chủ SMTP. Đây là một ứng dụng xử lý việc gửi, nhận rồi chuyển tiếp email. Nó hoạt động như một nhà trung chuyển thư giữa các máy chủ email. Tìm hiểu thêm Máy chủ email là gì?
Một máy chủ SMTP sẽ có một địa chỉ (hoặc nhiều địa chỉ) phụ thuộc vào mail client (trình duyệt email khách) hoặc ứng dụng mà nó kết nối.
SMTP Server sẽ có định dạng smtp.serveraddress.com. Ví dụ:
- Máy chủ Gmail sử dụng SMTP Server là smtp.gmail.com.
- Outlook có định dạng SMTP là smtp-mail.outlook.com.
- Dịch vụ email marketing Twillio Sengrid sử dụng smtp.sendgrid.com.
- …v.v.
Vai trò của máy chủ SMTP
Khi bạn nhấn nút “Gửi”, email sẽ biến thành một chuỗi mã. Sau đó được chuyển lên máy chủ SMTP. Tại đây, SMTP Server xử lý mã này rồi gửi thư đi. Nếu không có máy chủ SMTP, email của bạn sẽ không đến được đích.
Ngoài ra, SMTP server có nhiệm vụ xác mình thư được gửi từ một tài khoản đang hoạt động. Nó đóng vai trò là lớp bảo vệ đầu tiên để đảm bảo cho hộp thư của bạn tránh khỏi những email bất hợp pháp.
Một điều quan trọng cần nhớ SMTP Server dù thường được gọi với cái tên Máy chủ thư đi nhưng nó không phải là một máy chủ email (Email Server). Về mặt kỹ thuật, bạn cần phân biệt sự khác nhau giữa SMTP server với Mail server:
- Mail Server là một chương trình chuyên dụng để quản lý các tài nguyên về email. Nó thu thập, sắp xếp, xử lý thư để phục vụ cho các mail client. Một máy chủ thư sẽ bao gồm các dịch vụ POP3, IMAP, SMTP…v.v.
- SMTP Server hiểu đơn giản là một ứng dụng phục vụ cho duy nhất mục đích là gửi email. Chẳng hạn như các nhà cung cấp dịch vụ gửi email hàng loạt Amazon SES, Sendgrid, Mailchimp, Getrespone…v.v. Nếu bạn từng sử dụng dịch vụ của một trong những đơn vị này rồi, bạn sẽ thấy họ chỉ giúp bạn gửi email đi hàng loạt. Khi có ai phản hồi lại, bạn không thể kiểm tra thư thông qua những dịch vụ này mà phải truy cập vào hộp thư của chính bạn.
2. Cổng SMTP (SMTP Port)
Cổng SMTP là những điểm giao tiếp cuối xử lý việc truyền dữ liệu email qua SMTP khi nó di chuyển trên internet, từ máy chủ này sang máy chủ khác. Chúng đóng vai trò quan trọng nhằm xác định tuyến thông tin phù hợp đến đúng nơi.
Cho dù bạn đang gửi email hay duyệt web, bất kỳ dịch vụ nào cũng yêu cầu hai thứ để định tuyến liên lạc:
- Tên miền hoặc địa chỉ IP. Địa chỉ IP xác định một máy trong mạng IP.
- Cổng: Xác định các ứng dụng hoặc dịch vụ cụ thể trên hệ thống
Các cổng khác nhau được dành riêng cho các loại giao thức khác nhau và các chức năng liên quan của chúng. Chẳng hạn, duyệt web sử dụng cổng 80 và 443. Còn các cổng 25, 487 và 2525 xử lý SMTP.
Để dễ hiểu, bạn có thể hình dung các cổng này giống như việc bấm thêm phím phụ để gặp bộ phận hỗ trợ phù hợp khi gọi tổng đài.
Kiến thức liên quan: Tổng hợp các thuật ngữ cơ bản trong email marketing.
3. Quy trình vận chuyển email của giao thức SMTP
Bước 1. Khi người dùng nhấn “Gửi”, ứng dụng email (mail client) sẽ mở một kết nối tới máy chủ SMTP. Đồng thời chuyển các thông tin gồm địa chỉ email gửi, địa chỉ email nhận, nội dung email tới nó.
Bước 2. Máy chủ SMTP xử lý địa chỉ email của người nhận – đặc biệt là miền của nó. Nếu tên miền đích giống với miền của người gửi, thư sẽ được chuyển trực tiếp đến máy chủ đích. Tuy nhiên, nếu miền khác nhau, SMTP Server sẽ phải giao tiếp với máy chủ của miền khác.
Bước 3. Để tìm máy chủ của người nhận, SMTP Server của người gửi phải nhờ tới “sự trợ giúp” của DNS (Hệ thống tên miền). DNS ở đây đóng vai trò như một danh bạ địa chỉ. Nó giúp phân giải miền của người nhận thành địa chỉ IP. Nhờ thông tin này, máy chủ thư đi có thể thực hiện công việc của mình hiệu quả hơn.
Bước 4. Bây giờ máy chủ SMTP nguồn đã có địa chỉ IP của người nhận. Nó có thể kết nối tới SMTP server đích.
SMTP khác với các giao thức email POP, IMAP như thế nào ?
SMTP, POP, IMAP đều là những giao thức email được sử dụng phổ biến nhất. Điểm khác biệt chính nằm ở nhiệm vụ của chúng.
- SMTP là giao thức duy nhất để gửi hoặc “đẩy” email từ một máy chủ thư bất kỳ tới máy chủ thư khác.
- POP cùng IMAP là các giao thức để nhận hoặc “kéo” email từ máy chủ thư xuống cho người nhận.
Dưới đây, chúng tôi sẽ giải thích chi tiết hơn về cách hoạt động của POP và IMAP. Đồng thời phân biệt rõ sự khác nhau giữa giao thức email POP, IMAP và SMTP.
Giao thức bưu điện POP
POP là viết tắt của Post Office Protocol, nghĩa là Giao thức bưu điện. Giống như tên gọi, nó hoạt động như một bưu điện ngoài đời thực. Phiên bản mới nhất là POP3, có vai trò nhận và giữ email cho tới khi người dùng nhận.
Email sau khi được kéo xuống mail client, nó sẽ bị xóa khỏi Email Server. Do đó, POP3 còn được gọi là giao thức một chiều.
POP và SMTP khác nhau như thế nào?
- Vai trò. SMTP được sử dụng để gửi thư từ người dùng này sang người dùng khác; Trong khi POP được sử dụng để nhận email.
- Tần suất sử dụng trong quá trình vận chuyển một email. SMTP được sử dụng hai lần. Một lần khi thiết lập kết nối để gửi thông tin từ người gửi lên máy chủ. Lần thứ hai khi gửi thông tin và kết nối với người nhận. POP chỉ được sử dụng một lần giữa người nhận và máy chủ thư của họ.
Giao thức truy xuất tin nhắn IMAP
IMAP viết tắt của Internet Message Access Protocol, giao thức truy xuất tin nhắn internet. Tương tự như POP3, IMAP cũng là giao thức để kéo email từ máy chủ thư xuống mail client. Tuy nhiên, tên gọi khác nhau đã cho chúng ta thấy sự khác biệt giữa hai loại giao thức này. IMAP kéo email xuống mail client, đồng thời vẫn giữ lại một bản sao trên máy chủ. Bởi vậy, đây là giao thức hai chiều. Những tài khoản hoạt động trên nhiều thiết bị sẽ phù hợp với IMAP.
IMAP và SMTP khác nhau như thế nào?
SMTP là một giao thức truyền tin nhắn, trong khi IMAP là một giao thức truy cập tin nhắn. Vì vậy, trong khi SMTP gửi tin nhắn và xử lý email đi, IMAP chỉ lấy tin nhắn và xử lý email đến.
Tới đây, bạn đã hiểu được quá trình vận chuyển email trên internet diễn ra như thế nào rồi phải không. Và chúng ta tiếp tục giải đáp thắc mắc đã đưa ra trong phần mở đầu. Tại sao các nhà tiếp thị không nên sử dụng dịch vụ gửi email miễn phí ?
SMTP Server gửi email hàng loạt trả phí có ưu điểm gì so với các SMTP Server miễn phí?
| Điểm khác biệt | SMTP Server trả phí | SMTP Server miễn phí |
|---|---|---|
| Ví dụ như Amazon SES, Twillio Sendgrid, Mailchimp…v.v | Ví dụ như Gmail, Outlook, Yahoo! Mail…v.v. | |
| Khối lượng gửi | Không giới hạn khối lượng gửi mỗi ngày. | Giới hạn khối lượng gửi trong ngày. (Khoảng 300-500 mail/ngày). |
| Mục đích | Phục vụ cho những nhu cầu gửi email marketing số lượng lớn; Gửi email giao dịch, newletters…v.v. | Dùng để liên lạc, trao đổi thông tin. Không sử dụng cho các mục đích marketing, quảng cáo…v.v. |
| Vấn đề khóa tài khoản | Không bị khóa địa chỉ email gửi. | Nếu vượt quá hạn mức quy định, người dùng sẽ bị khóa tài khoản email. |
| Địa chỉ IP | IP gửi được bảo vệ, không bị đưa vào danh sách đen Blacklist. | Khả năng cao bị đánh dấu spam IP và đưa vào Blacklist. |
Như vậy, sau khi tìm hiểu về giao thức SMTP, hẳn bạn đã nắm được những ưu điểm của các dịch vụ, phần mềm email marketing trả phí.
Tại Việt Nam hiện nay, có rất nhiều công ty cung cấp phần mềm gửi email hàng loạt. Nổi bật trong đó phải kể đến phần mềm Top Email. Đây là đơn vị hoạt động từ năm 2014 và rất uy tín. Nếu bạn đang muốn tìm một công cụ gửi email hiệu quả, có thể cân nhắc sự lựa chọn này.
Phần mềm Top Email được dùng thử miễn phí 7 ngày. Công cụ này hiện đang sử dụng Server Amazon SES và Twillio Sendgrid. Đây đều là những dịch vụ SMTP uy tín trên thế giới. Các bạn có thể truy cập phanmemmarketing.vn/phan-mem-email để tìm hiểu thêm.
