Email đã thay đổi thế giới bởi tính mở, phổ biến và không đồng bộ của nó. Thật không may, những đặc điểm này đồng thời thu hút nhiều kẻ có hành vi xấu muốn lợi dụng khả năng của giao thức SMTP.
Bạn có biết 66% lưu lượng email hiện tại là thư rác ? Những thông điệp quảng cáo không mong muốn; Email đính kèm tệp chứa vi rút; Hoặc thư lừa đảo dụ mọi người tiết lộ thông tin đăng nhập….v.v. Tất cả đều trở thành mối đe dọa mà các quản trị viên email phải thường xuyên đối phó. Với những rắc rối này, người nhận khó có thể phân biệt cái tốt với cái xấu. Nhiều đơn vị gửi email hợp pháp cũng vì vậy mà bị ảnh hưởng tới hiệu suất tiếp cận khách hàng.
Vậy làm cách nào để đảm bảo email của bạn thực sự vào được hộp thư đến ? Nó có thể là một nghệ thuật. Trong bài đăng này, phanmemtop.vn đề cập đến 4 yếu tố cơ bản quyết định khả năng gửi email vào Inbox:
Mục lục nội dung:
4 yếu tố cơ bản quyết định đến khả năng gửi email vào Inbox
1. Duy trì danh sách tốt
Điều quan trọng là phải luôn cập nhật danh sách email của bạn bằng cách:
- Sử dụng đăng ký chọn tham gia kép Opt-In
- Giám sát lưu lượng email
- Xóa các địa chỉ đã hủy đăng ký, bị trả lại (bounce) hoặc bị khiếu nại (complaint).
- Quản lý riêng hoặc xóa các địa chỉ email không hoạt động hoặc không có bất kỳ tương tác nào sau 90 ngày.
1.1. Sử dụng tính năng đăng ký opt-in
Bạn bắt buộc phải đảm bảo khán giả thực sự muốn nhận email từ bạn. Cách tốt nhất để làm điều này là triển khai cơ chế đăng ký email hai bước. Đó chính là “Opt-In” – chọn tham gia kép. Đồng thời cung cấp tính năng hủy đăng ký dễ dàng khi khán giả không muốn nhận tin nữa.
Opt-In có nghĩa là bạn đang xác thực thông tin người đăng ký trên website của mình 2 lần. Đầu tiên, khách hàng được yêu cầu nhập địa chỉ email trên trang. Thứ hai, bạn sẽ tiếp tục gửi một email xác nhận tới họ. Mục đích nhằm chứng thực địa chỉ email họ cung cấp là chính xác. Và người nhận thực sự muốn nghe tin tức từ bạn.
Cần lưu ý: Chỉ sau khi người dùng nhấp vào liên kết trong email xác nhận, bạn mới nên thêm họ vào danh sách của mình. Một khía cạnh quan trọng khác của tính năng Opt-In là nó ngăn bạn dính Spam Traps (bẫy thư rác).
Bẫy thư rác là các địa chỉ email được tạo ra chỉ với một mục đích duy nhất: Bắt người gửi bất hợp pháp. Spam Traps bắt những kẻ không thực hiện xác thực email và không làm sạch danh sách. Thông thường, các địa chỉ email "bẫy" hay có trong data thu thập từ công cụ quét trên mạng. Người quét không biết về sự tồn tại của những cái bẫy này. Họ thêm email đó vào cơ sở dữ liệu của mình. Khi Nhà cung cấp dịch vụ Internet (ISP) hoặc tổ chức Blacklist thấy một email gửi đến địa chỉ Spam Traps, họ sẽ hạ uy tín của người gửi. Đồng thời đưa họ vào danh sách đen.
1.2. Xóa liên hệ hủy đăng ký, bounce hoặc complaint
Để duy trì một danh sách lành mạnh, bạn phải luôn cập nhật nó qua các chiến dịch tiếp thị email. Hãy loại bỏ những liên hệ :
- Những email gửi đi bị trả lại (Bounce).
- Địa chỉ không tồn tại.
- Liên hệ không tương tác (không mở, click hoặc phản hồi) trong vòng 90 ngày.
- Người nhận đã hủy đăng ký
- Đánh dấu spam, khiếu nại (Complaint).
Hầu hết các dịch vụ email marketing hiện nay đều báo cáo chi tiết những dữ liệu trên cho người gửi. Bounce và Complaint là 2 tín hiệu mạnh nhất được các ISP sử dụng để đánh giá chất lượng email của bạn.
Ngoài ra, bạn cũng nên xóa các địa chỉ không tương tác trong thời gian dài. Vì ISP coi hành vi mở, click là một dấu hiệu tốt và nó cải thiện danh tiếng của bạn. Người nhận càng tương tác với email nhiều thì khả năng gửi email vào inbox càng cao.
2. Xác thực địa chỉ email gửi
Khi cuộc chiến chống thư rác tiếp tục phát triển, cộng đồng đã tạo ra một bộ giao thức để giúp đảm bảo danh tính người gửi. Đó chính là SPF, DKIM và DMARC.
Tại sao điều này cần thiết ? Bạn từng nhận được email từ ngân hàng yêu cầu cập nhật thông tin đăng nhập ? Hoặc từ một tổ chức kêu gọi từ thiện ? …v.v. Có khá nhiều người không để ý hoặc dễ tin nên đã mắc bẫy những kẻ lừa đảo này. Với sự tiến bộ vượt bậc của công nghệ, hiện nay tình trạng mạo danh các tổ chức uy tín xuất hiện khá nhiều. Do đó, xác thực người gửi là điều cần thiết trong thế giới email.
Ba giao thức SPF, DKIM, DMARC hoạt động cho các loại email :
- Email giao dịch (một đối một)
- Email marketing (một đến nhiều hoặc “hàng loạt”).
Chúng đảm bảo tính xác thực của miền và máy chủ của người gửi. Bạn có thể coi xác thực email là điều kiện Đủ cho khả năng phân phối. Nếu xác thực thất bại, thư sẽ bị trả lại người gửi, hoặc bị chặn lại bởi các bộ lọc của ISP.
Tìm hiểu thêm về Thuật ngữ Xác thực email.
3. Duy trì danh tiếng tốt để tăng khả năng email gửi vào inbox
Có thể coi danh tiếng email giống như điểm tín dụng. Trong thế giới này, danh tiếng được liên kết với địa chỉ IP và tên miền (địa chỉ email) gửi của bạn.
Bước đầu tiên là đảm bảo rằng địa chỉ IP của bạn sạch. Gần đây không bị sử dụng cho mục đích xấu. Bạn có thể sử dụng các công cụ như MX Toolbox hoặc Senderscore.org để kiểm tra danh tiếng địa chỉ IP của mình.
Hầu hết các bộ lọc đều kiểm tra xem email có bắt nguồn từ địa chỉ IP được liệt kê trong danh sách đen không. (Kể cả khi bạn bắt đầu với một IP sạch). Các danh sách đen nổi tiếng nhất là Spamhaus Black List (viết tắt SBL), hoặc DNSBL – DNS Black List. Bạn cần Warm Up IP bằng lịch sử lưu lượng email chất lượng. Điều này nhằm xây dựng lòng tin với các bộ lọc. Vì vậy, duy trì vệ sinh danh sách tốt là nền tảng quan trọng để xây dựng danh tiếng uy tín.
Ngoài ra, đa số các bộ lọc phức tạp cũng sẽ ghép nối địa chỉ IP với miền gửi email khi quyết định có tin tưởng lưu lượng đang gửi hay không. Các giao thức xác thực email ở trên để xác minh hai điều này và ngăn chặn giả mạo.
4. Nội dung
Mặc dù các tín hiệu chính ngày nay là sự tương tác của người nhận, nhưng hầu hết các bộ lọc cũng kiểm tra nội dung email. Các bộ lọc khác nhau sử dụng thuật toán riêng để phát hiện nội dung spam.
Dưới đây là những yếu tố chính cần xem xét trong nội dung để tránh email gửi vào spam:
- Tỷ lệ hình ảnh trên văn bản cao hoặc chỉ chứa duy nhất 1 hình ảnh.
- HTML không đúng định dạng.
- Chèn nhiều ký tự đặc biệt hoặc số trong nội dung và tiêu đề. (Quá nhiều dấu chấm than !!!! hoặc các con số)
- Sử dụng các từ ngữ kích hoạt bộ lọc thư rác (Miễn phí, Free, Click here….)
Để trợ giúp về khả năng gửi, bạn phải luôn bao gồm địa chỉ trả lời hợp lệ và liên kết hủy đăng ký trong nội dung. Tùy chọn này cho phép người dùng nhấp vào khi họ không muốn nhận tin từ bạn nữa. Đây là một dấu hiệu quan trọng của email chất lượng cao. Đồng thời cũng thể hiện cho bộ lọc thư rác biết rằng bạn là người gửi hợp pháp.
Kết luận
Trên đây là những thực hành quan trọng nhất quyết định đến khả năng gửi email vào Inbox. Ngoài ra, hãy cập nhật thêm những kiến thức hữu ích dưới đây để nâng cao kỹ năng làm email marketing của bạn :
