Tại sao email bạn gửi không vào Inbox, không đến hộp thư chính của người nhận ? Trong bài đăng này, phanmemtop.vn sẽ giải thích chi tiết các lý do phổ biến nhất khiến email gửi vào mục quảng cáo của Gmail hoặc mục spam của các nhà cung cấp hộp thư. Đồng thời, chúng tôi cũng đưa ra giải pháp khắc phục để cải thiện tỷ lệ Inbox.
Thực tế, Tab Quảng Cáo không tệ như thư mục spam. Đây chỉ là một thiết lập của Google nhằm cải thiện trải nghiệm người dùng. Tùy theo nội dung mà email đến sẽ được phân tới các tab Xã Hội, Cập Nhật, Quảng Cáo và Chính. Có vẻ như không một nhà tiếp thị nào hào hứng với mục Promotion cả ! Hãy dành 3 phút để theo dõi bài viết này.
Tại sao email gửi vào mục spam hoặc quảng cáo trong Gmail ?
Gmail sử dụng các thuật toán thông minh để quét mọi email. Nếu bạn gửi thông điệp tiếp thị hoặc kể cả email giao dịch nhưng chứa các từ ngữ liên quan tới quảng cáo, khuyến mại …v.v, cũng sẽ kích hoạt các bộ lọc. Nhiều nhà cung cấp hộp thư trên thế giới (Outlook, Hotmail, AOL, Yahoo…v.v) đều có hệ thống lọc riêng. Đây là nguyên nhân phổ biến nhất khiến email bạn gửi bị vào mục spam hoặc quảng cáo.
Thực ra, tab Promotion không phải là vùng chết tiếp thị khiến bạn phải quá lo lắng. Khoảng 45% người dùng Gmail vẫn kiểm tra mục này hàng ngày. Tuy nhiên, nếu bạn vẫn muốn tránh nó, chúng ta sẽ đi tìm hiểu cụ thể hơn 8 nguyên nhân khiến email gửi vào spam hoặc quảng cáo.
- Gửi tới những người không đăng ký nhận thông tin
- Chèn nhiều link URL trong nội dung
- Thiết kế quá nhiều HTML
- Nội dung chỉ chứa một hình ảnh
- Sử dụng các từ ngữ kích hoạt bộ lọc spam quảng cáo
- Danh tiếng gửi email bị Blacklist hoặc đánh dấu spam
- Địa chỉ gửi chưa được xác thực
- Sử dụng các server dịch vụ gửi email miễn phí
1. Gửi tới những người không đăng ký nhận thông tin
Tại Việt Nam, tiếp thị email tới những người không đăng ký, hay chính xác là spam email hàng loạt, diễn ra phổ biến. Các hệ thống lọc thư rác hiện nay rất thông minh. Chúng không chỉ xem xét nội dung, mà còn dựa trên tương tác của người nhận đối với email để phân loại.
- Email có được người nhận mở ra đọc không ?
- Thư bị xóa khỏi Inbox ngay khi vừa gửi đến ?
- Người nhận báo cáo spam…v.v.
Làm thế nào để cải thiện khả năng tiếp cận hộp thư đến trong trường hợp này ? Chúng tôi đề xuất 3 mẹo thực tiễn giúp gửi email vào Inbox, tránh xa hộp spam:
1.1. Gửi nội dung có liên quan tới từng phân nhóm khách hàng
Nếu bạn đang sở hữu data sưu tầm từ nhiều nguồn, trước hết, tìm cách phân khúc chúng. Có thể phân nhóm theo các yếu tố cơ bản như:
- Nguồn thu thập: Sưu tầm từ trang danh bạ công ty / các website quảng cáo / diễn đàn.
- Vị trí địa lý
- Nghề nghiệp hoặc thu nhập: Học sinh sinh viên / văn phòng / lao động
- …v.v.
Khi đã phân loại, hãy xây dựng nội dung mang giá trị hoặc có liên quan tới người nhận. Nó sẽ ngăn chặn nguy cơ email của bạn bị xóa ngay khi vừa vào hộp thư người nhận.
1.2. Cá nhân hóa
Nên thêm Tên khách hàng trên Tiêu Đề và Nội dung gửi email. Cá nhân hóa email không chỉ cải thiện cơ hội tiếp cận hộp thư đến mà còn làm tăng tỷ lệ mở và chuyển đổi. Nó làm cho người nhận cảm thấy bạn thực sự quan tâm đến họ, giảm rủi ro bị báo cáo spam.
1.3. Thiết lập tần suất và giới hạn số lượng gửi hợp lý
Không ai muốn bị làm phiền bởi những email đến quá thường xuyên từ một người gửi. Hãy thiết lập một tần suất cùng thời gian gửi hợp lý dựa theo gợi ý sau:
- Thứ Ba, Tư, Năm là ngày gửi email quảng cáo tốt nhất trong tuần.
- Thời điểm phù hợp để đọc tin khuyến mãi, ưu đãi vào Thứ Sáu.
- Khung giờ gửi email hiệu quả thường từ 7am đến 8h30am. Hoặc 1pm đến 2pm. (Khách hàng thường có thói quen check email vào đầu giờ sáng hoặc chiều. Bạn nên gửi email trước thời điểm này).
- Một nội dung email chỉ nên sử dụng để tiếp cận khoảng 3.000 người nhận. Sau đó nên được đổi mới để cải thiện chất lượng Inbox. Nếu bạn vẫn gửi nội dung cũ, nguy cơ email vào spam quảng cáo sẽ tăng cao.
2. Chèn nhiều link URL trong nội dung
Thường thì các email có nhiều hình ảnh hoặc liên kết (không tính link hủy đăng ký) sẽ phân vào mục quảng cáo. Đây cũng là sự khác biệt rõ nhất giữa email marketing và email đối thoại. Điều này cũng đúng cho cả những email đính kèm theo nhiều tệp.
Để vào được hộp thư chính, đảm bảo giữ cho số lượng URL ở mức tối thiểu. Lý tưởng nhất là email chỉ nên hướng khán giả đến trang web của bạn. Và đính kèm từ 1-2 tệp (nếu có).
Ngoài ra, có thể đặt câu hỏi hoặc yêu cầu mọi người phản hồi thư của bạn. Như vậy, sẽ không cần bất kỳ liên kết nào bởi vì câu trả lời là CTA. Cách tiếp cận này mang lại nhiều lợi ích cho các nhà tiếp thị. Bạn nhận được thư trả lời hướng dẫn cách liên lạc lại người nhận qua email. Nó khiến các hệ thống lọc thư rác tín nhiệm bạn hơn.
3. Thiết kế quá nhiều HTML
Các email chứa nhiều HTML cũng bị chặn khỏi Hộp thư đến. Hầu hết những trường hợp này thường xảy ra do cách tạo nội dung sai. Ví dụ như:
- Copy nội dung email được thiết kế trên word rồi dán vào dịch vụ/phần mềm gửi email.
- Nội dung sao chéo lại từ trên Gmail, mạng xã hội, trang web bất kỳ….v.v.
Những cách làm trên khiến cho email bị chèn thêm nhiều code phức tạp và nặng. Trong khi bộ lọc của các nhà cung cấp hộp thư luôn có nhiệm vụ kiểm soát nội dung thư đến. Và chúng thường chỉ có thiện cảm với những email nào đơn giản, rõ ràng. Do đó, không có gì ngạc nhiên khi email HTML nặng bị chuyển vào mục spam.
Giải pháp: Gửi văn bản thuần túy hoặc email HTML nhẹ để có kết quả tốt nhất.
- Nên thiết kế trực tiếp nội dung trên ứng dụng/dịch vụ email.
- Với trường hợp bạn đang có một mẫu email được tạo trên Word, Gmail, Facebook hoặc website….v.v, hãy copy rồi dán chúng vào file Text Document (Notepad). Bước này có tác dụng loại bỏ tất cả html phức tạp. Sau đó sao chép lại nội dung này rồi dán vào ứng dụng email.
4. Nội dung chỉ chứa một hình ảnh là nguyên nhân chính khiến email gửi vào spam quảng cáo
Các tin tặc có xu hướng đính kèm mã độc vào trong hình ảnh. Do đó, tất cả bộ lọc spam thường rất nhạy cảm với những email chỉ chứa một bức hình. Dạng thông điệp này đa phần chỉ có thể kết thúc ở hộp thư rác/junk mail.
Bên cạnh đó, những thư chèn nhiều ảnh nhưng ít chữ, cũng thường hạ cánh trong mục Quảng Cáo.
Giải pháp: Hãy giữ cho email của bạn duy trì tỷ lệ văn bản cùng hình ảnh hợp lý. Tốt nhất là 80% text : 20% ảnh.
5. Sử dụng các từ ngữ kích hoạt bộ lọc spam quảng cáo
Bất kỳ thông điệp nào chứa câu từ tiếp thị, khuyến mãi thì chúng sẽ được gắn nhãn là Quảng Cáo. Điều này là hiển nhiên. Do vậy, nếu muốn email bán hàng của bạn gửi vào mục chính của hộp Inbox, hãy tối giản nhất có thể các từ ngữ marketing của mình.
Những từ ngữ nào kích hoạt bộ lọc quảng cáo, hệ thống lọc spam ?
- Ký hiệu, đơn vị tiền tệ: Đô la, $, VNĐ, đ, đồng….v.v.
- Miễn phí, Free, Khuyến Mãi, Ưu đãi, Sales Off, Chiết khấu, Giảm giá, Giá, Phí.
- So sánh hơn nhất: Hiệu quả nhất, tốt nhất, rẻ nhất…v.v.
- Dịch vụ, Sản phẩm, Quảng Cáo, Marketing, Tiếp thị.
Lưu ý: Các từ ngữ trên sẽ kích hoạt hệ thống lọc quảng cáo/spam. Nhưng bạn có thể sử dụng chúng với tần suất hợp lý (Xuất hiện 1-2 lần trong nội dung). Ngoài ra, cần ghi nhớ một yếu tố đặc biệt quan trọng. Tên thương hiệu/tên công ty/tên sản phẩm dịch vụ cũng chỉ nên xuất hiện 1-2 lần. Nếu sử dụng chúng quá nhiều, email của bạn chắc chắn sẽ gửi vào Quảng Cáo, thậm chí có nguy cơ bị rơi vào Spam.
6. Danh tiếng gửi email bị Blacklist hoặc đánh dấu spam
Khả năng gửi email cũng phụ thuộc vào danh tiếng người gửi của nhà cung cấp hộp thư cho bạn. Dựa theo điểm số, bộ lọc Gmail sẽ quyết định phân loại thư vào Tab Chính/Quảng cáo/Spam. Để rõ hơn, bạn có thể tìm hiểu các bài đăng dưới đây của chúng tôi:
- Danh tiếng gửi email ảnh hưởng tỷ lệ spam như thế nào ?
- Top 4 điều cần biết về cơ chế lọc spam của Gmail.
Ngoài ra, với một địa chỉ gửi mới, hãy Warm Up IP (Hâm nóng danh tiếng) trước khi thực hiện chiến dịch hàng loạt. Nên bắt đầu từ khối lượng gửi ít và phân phối tới những người nhận có khả năng tương tác cao.
- Ngày 1 – 500 email
- Ngày 2 – 1.000 email
- Khoảng 3.000 email trong ngày thứ 3.
- …v.v.
Bên cạnh đó, cần duy trì một danh sách “sạch” và đảm bảo tỷ lệ bị trả lại (bounce) thấp. Có thể sử dụng các công cụ, phần mềm kiểm tra email sống chết để loại bỏ địa chỉ không tồn tại. Việc này cũng giúp tránh được các Bẫy Thư Rác (SpamTraps) trong data. Bởi nếu rơi vào bẫy này, địa chỉ IP hoặc miền của bạn có thể sẽ bị liệt kê trong danh sách đen của các nhà cung cấp dịch vụ email.
7. Địa chỉ email gửi chưa được xác thực
Chúng tôi khuyên bạn nên xác thực địa chỉ email gửi. Nó giúp bộ lọc Gmail xác minh thư được gửi từ tài khoản hợp pháp của một tổ chức. Việc sử dụng tài khoản giả mạo sẽ khiến email của bạn bị chặn lại bên ngoài hộp thư người nhận hoặc bị gửi vào mục spam.
8. Email gửi vào spam quảng cáo do sử dụng các server hoặc dịch vụ gửi email miễn phí
“Tiền nào của nấy”. Đó là lý do các nhà tiếp thị chuyên nghiệp không bao giờ đăng ký dịch vụ gửi email miễn phí. Nếu bạn đang quảng cáo bằng cách gửi email hàng loạt từ nền tảng Gmail, bạn đã sai lầm. Gmail là nhà cung cấp hộp thư phục vụ cho mục đích trao đổi thông tin, không dùng cho tiếp thị. Bởi vậy, nếu lạm dụng nó để gửi quảng cáo hàng loạt, nguy cơ cao bạn sẽ bị khóa tài khoản hoặc bị đánh dấu spam.
Giải pháp: Hãy tìm cho mình một nhà cung cấp dịch vụ hoặc phần mềm gửi email marketing uy tín. “Đắt nhưng xắt ra miếng”. Tại Việt Nam, phần mềm Top Email là ứng dụng được dùng khá phổ biến trong cộng đồng marketers. Top Email dù chưa phát triển nhiều tính năng chuyên nghiệp nhưng dịch vụ hỗ trợ, hướng dẫn cách làm email marketing của họ được đánh giá cao.
Kết luận
Tiếp thị qua email rất cạnh tranh. Bạn muốn có mọi lợi thế so với đối thủ ? Hãy xuất phát từ việc làm cho thông điệp nâng cao khả năng tiếp cận hộp thư đến bằng những giải pháp khắc phục email gửi vào spam quảng cáo chúng tôi đã chia sẻ trên đây. Nếu bạn có bất kỳ thắc mắc liên quan tới chủ đề email spam/quảng cáo, hãy liên hệ với chúng tôi. Top Marketing luôn sẵn sàng trợ giúp bạn.