Top Email cho phép bạn dùng thử miễn phí tới 1.200 email mỗi ngày, đủ để gửi email demo, test nội dung và chăm sóc khách hàng mà không cần trả phí ngay từ đầu.
Bạn không cần đầu tư hạ tầng email, không phải cấu hình phức tạp, cũng không phải lo lắng việc thử nghiệm sẽ phát sinh chi phí. Chỉ cần chuẩn bị nội dung email và danh sách người nhận, Top Email sẽ giúp bạn gửi đi một cách nhanh chóng, gọn gàng và đúng mục đích demo.
Hướng dẫn gửi Email miễn phí với phần mềm Top Email
Trong phần tiếp theo, tôi sẽ hướng dẫn bạn từng bước sử dụng Top Email:
từ tạo nội dung, chọn danh sách gửi, đến cách gửi email demo đúng cách để vừa an toàn, vừa dễ theo dõi hiệu quả.
Ngay cả khi bạn chưa từng dùng phần mềm email marketing trước đó, bạn vẫn có thể làm theo và hoàn thành trong vài phút
1. Cài đặt
Để bắt đầu sử dụng, bước đầu tiên bạn cần làm là cài đặt phần mềm Top Email về máy tính.
Tải phần mềm Top Email.
Bạn truy cập website chính thức của Top Software và tải bản cài đặt tại đây: Download Top Email
Cài đặt phần mềm
Sau khi tải xong, bạn tiến hành cài đặt theo hướng dẫn trên màn hình. Quá trình cài đặt diễn ra nhanh chóng và không yêu cầu kỹ thuật phức tạp.
Trong trường hợp gặp khó khăn trong quá trình cài đặt, bạn có thể:
- Đăng ký hỗ trợ trực tiếp trên website
- Hoặc liên hệ ngay Hotline của Top Software để được hỗ trợ nhanh chóng
2. Đăng ký/ Đăng nhập
Sau khi cài đặt thành công, bạn cần có tài khoản để sử dụng phần mềm.
Đăng ký
Nếu bạn chưa có tài khoản Top Email, bạn chọn mục Đăng Ký > nhập các thông tin bao gồm: Họ tên, Số điện thoại, Email, mật khẩu, Xác nhận, Mã giới thiệu (nếu có).
Sau đó chọn đồng ý với Điều khoản sử dụng và chọn Đăng ký tài khoản.
Đăng nhập
Khi đăng ký hoàn tất, bạn sử dụng Email và mật khẩu vừa tạo để đăng nhập vào hệ thống.
Sau khi đăng nhập, giao diện phần mềm Top Email sẽ hiển thị đầy đủ các chức năng để bạn bắt đầu sử dụng.
3. Tạo và quản lý danh sách liên hệ email
Quản lý danh sách email là bước cực kỳ quan trọng trong email marketing. Top Email giúp bạn thực hiện việc này một cách đơn giản và rõ ràng.
Các bước tạo nhóm liên hệ
Chọn liên hệ > Tạo nhóm mới
Nhập Tên nhóm > Mô tả > Upload file danh sách email > Tạo nhóm
Chọn Import danh sách
Sau khi hoàn tất, hệ thống sẽ hiển thị toàn bộ danh sách nhóm đã tạo, giúp bạn dễ dàng theo dõi, chỉnh sửa hoặc sử dụng cho các chiến dịch gửi email sau này.
4. Mẫu Email
Để gửi email hiệu quả, bạn cần có nội dung email rõ ràng, dễ đọc và đúng mục đích. Top Email hỗ trợ tạo mẫu email linh hoạt theo nhiều cách khác nhau.
Các cách tạo mẫu Email
Bạn chọn mẫu Email > Tạo mẫu
Có 3 cách tạo mẫu để bạn lựa chọn:
- Trình thiết kế kéo thả: Phù hợp cho người mới, không cần kỹ năng thiết kế hay code
- Tạo mẫu trống: Dành cho người đã có kinh nghiệm viết nội dung email
- Tải lên File HTML: Phù hợp nếu bạn đã có sẵn mẫu email thiết kế chuyên nghiệp
Sau khi chọn cách tạo mẫu, bạn:
Đặt Tên mẫu -> Soạn Nội dung email -> Chọn Lưu mẫu để sử dụng cho các chiến dịch gửi email
5. Hướng dẫn gửi email miễn phí qua phần mềm Top Email
Top Email hỗ trợ hai hình thức gửi email phổ biến: Gửi bằng Server Email và gửi bằng Gmail / Google Workspace. Bạn có thể lựa chọn hình thức phù hợp với nhu cầu sử dụng.
5.1. Gửi bằng Server Email
5.1.1. Chọn cấu hình gửi
Để đảm bảo email gửi đi an toàn và vào inbox tốt hơn, bạn cần xác thực email gửi.
Các bước thực hiện:
Đầu tiên bạn chọn Cài đặt Server Email tại mục Cài đặt > Thêm địa chỉ
Nhập địa chỉ Email > Thêm địa chỉ
Xác thực địa chỉ Email vừa mới nhập
Chọn loại xác thực > Tiếp tục
Kiểm tra trạng thái để xác thực
Địa chỉ Email đã được xác thực.
Khi trạng thái hiển thị thành công, email của bạn đã sẵn sàng để sử dụng gửi chiến dịch.
5.1.2. Gửi Email
- Gửi theo chiến dịch
Chọn chiến dịch > Tạo chiến dịch
Đặt tên chiến dịch > Tiếp tục
Chọn Danh sách người nhận > Tiếp theo
Chọn mẫu Email đã tạo > Tiếp theo
Nhập tiêu đề email > Người gửi (Chọn Server Email) > Thương hiệu > Email hận phản hồi
Chọn theo dõi mở mail và Theo dõi click link
Lên lịch gửi: Phần mềm hỗ trợ 2 hình thức gửi linh hoạt
- Gửi ngay lập tức: Email được gửi lập tức sau khi thiết lập
- Lên lịch gửi: Chủ động chọn thời gian gửi phù hợp theo kế hoạch
Chọn ngày > Chọn giờ (Thời gian phải lớn hơn ít nhất 5 phút từ hiện tại) > Chọn tệp
Chọn Lưu chiến dịch hoặc Chạy ngay
Chiến dịch đã được lên lịch.
- Gửi nhanh
Chọn gửi nhanh > Nhập tiêu đề Email > tên Thương hiệu > Người gửi (chọn Server Email) > Danh sách người gửi.
Nếu chưa chuẩn bị được nội dung Email, bạn có thể sử dụng nút AI Assistant để AI hỗ trợ soạn thảo nhanh chóng. > Gửi Email
Email đã được gửi đi thành công.
Tại mục Tổng quan, bạn dễ dàng theo dõi Số lượng Email đã gửi, tỷ lệ mở, tỷ lệ nhấp, tỷ lệ thất bại hay chất lượng gửi.
5.2. Gửi bằng cấu hình Gmail (Kết nối tài khoản Google Workspace hoặc Gmail cá nhân)
5.2.1. Kết nối tài khoản Gmail
Chọn cấu hình Email > Thêm tài khoản
Để kết nối, bạn cần Bật xác minh 2 bước và Tạo mật khẩu ứng dụng
Chọn Bật xác minh 2 bước > Xong
Nhập tên ứng dụng > Tạo
Mật khẩu sẽ được gửi về > Copy mật khẩu
Sau đó quay lại Top Email, nhập Email và Mật khẩu > Kết nối
Sau khi hoàn tất, tài khoản Gmail sẽ được thêm vào hệ thống.
5.2.2. Gửi Email
- Gửi nhanh
Nhập Tiêu đề Email > Người gửi ( Chọn Gmail) > Thương hiệu > Nhập danh sách người nhận.
Nếu chưa chuẩn bị được nội dung Email, bạn có thể sử dụng nút AI Assistant để AI hỗ trợ soạn thảo nhanh chóng. > Gửi Email
Sau khi nhập đầy đủ thông tin > Gửi Email
Email đã được gửi đi thành công.
- Gửi theo chiến dịch
Chọn Chiến dịch > Tạo chiến dịch
Đặt tên chiến dịch > Tiếp tục
Chọn Danh sách người nhận > Tiếp theo
Chọn Danh sách người nhận > Tiếp theo
Chọn mẫu Email đã tạo > Tiếp theo
Nhập tiêu đề email > Người gửi (Chọn Gmail) > Thương hiệu > Email nhận phản hồi
Chọn theo dõi mở mail và Theo dõi click link
Lên lịch gửi: Phần mềm hỗ trợ 2 hình thức gửi linh hoạt
- Gửi ngay lập tức: Email được gửi lập tức sau khi thiết lập
- Lên lịch gửi: Chủ động chọn thời gian gửi phù hợp theo kế hoạch
Chọn ngày > Chọn giờ (Thời gian phải lớn hơn ít nhất 5 phút từ hiện tại) > Chọn tệp
Chọn Lưu chiến dịch hoặc Chạy ngay
Chiến dịch đã được lên lịch.
Bạn có thể theo dõi Số lượng Email đã gửi, tỷ lệ mở, tỷ lệ nhấp, tỷ lệ thất bại hay chất lượng gửi tại mục Tổng quan. Những dữ liệu này giúp bạn dễ dàng đánh giá hiệu quả chiến dịch và tối ưu nội dung cho các lần gửi tiếp theo.
Kết luận
Với Top Email, bạn hoàn toàn có thể bắt đầu email marketing miễn phí, không cần hạ tầng phức tạp và không tốn chi phí ban đầu. Phần mềm phù hợp cho cá nhân, doanh nghiệp nhỏ và marketer muốn test nội dung, gửi email demo hoặc chăm sóc khách hàng một cách chuyên nghiệp.
Đừng quên theo dõi website phanmemmarketing.vn để cập nhật thêm nhiều kiến thức và công cụ marketing tự động hóa giúp kinh doanh online hiệu quả hơn mỗi ngày.
